1. Comunicación eficaz en el trabajo: ¿qué es?
El acto de comunicar hace que las sociedades existan de forma funcional. En el lugar de trabajo, es importante entender el concepto de comunicación eficaz como forma de establecer relaciones con los empleados, que son parte integrante del proceso de trabajo. Una comunicación eficaz mejora la productividad de la empresa; un buen entendimiento hace que todo sea más eficiente e inmediato. Durante la jornada laboral estamos constantemente recibiendo instrucciones, entregando información y coordinando equipos de trabajo. Todas estas tareas y relaciones implican comunicación, de ahí la importancia de lograr conexiones buenas y eficaces en las organizaciones de trabajo.
- Actitud abierta
Una actitud abierta es el principio y el fin de una cultura de comunicación positiva. Los conflictos sólo pueden resolverse rápidamente si los compañeros y los superiores se tratan con sinceridad. Sin embargo, más a menudo de lo esperado, se producen intrigas, comentarios negativos e incluso acoso laboral. Algunas personas hablan a espaldas de un colega u ocultan deliberadamente información para obtener un beneficio, pero esto no contribuye a la creación de equipos productivos, lo cual es razón suficiente para intentar eliminar los problemas existentes lo antes posible.
Una actitud abierta también es importante en la cultura del debate. Las discusiones constructivas sólo pueden tener lugar cuando una de las partes reconoce la opinión de la otra como una posible solución. Si se aferra obstinadamente a un punto de vista, es inevitable que los proyectos se paralicen. En cambio, si todas las partes discuten abiertamente las aportaciones realizadas, las ideas pueden alimentarse mutuamente, reforzando así tanto la creatividad como la productividad.
- Claridad
La mala comunicación en el trabajo no siempre se debe a la falta de voluntad o a las malas intenciones, sino también a la ausencia de las habilidades necesarias para comunicarse. Cuando las conversaciones carecen de claridad o la información no se comunica correctamente, se producen malentendidos con mucha facilidad. Por eso es importante prestar atención a una formulación clara de lo que se quiere comunicar. Ya sea en un correo electrónico, en una reunión o durante una conversación en la cafetería: ocultar el verdadero mensaje tras palabras vacías es contraproducente. Además, los temas especialmente complicados deben explicarse con detalle para que no provoquen desinterés o incomprensión por parte del destinatario. Repetir la información y hacer preguntas son dos formas eficaces de ayudar a aclarar hechos complejos.
Tanto los empresarios como los empleados deben prestar atención al efecto de las palabras escritas y habladas. Un tono desconsiderado se malinterpreta rápidamente. Por eso, una expresión clara en estos casos ayuda a evitar conflictos y a trabajar de forma más decidida.
- Respetar
Amabilidad, cortesía y respeto mutuo, ya sea entre iguales o entre superiores y empleados. No hay nada tan eficaz como la falta de respeto para crear un mal ambiente de trabajo. Muchas personas que ocupan puestos de responsabilidad tienden a utilizar un estilo de liderazgo agresivo para dar a conocer su autoridad. Sin embargo, es mucho más eficaz tratar a los empleados con respeto. De este modo, no sólo están más satisfechos en el trabajo, sino que también están dispuestos a implicarse más. Pero el respeto debe ser mutuo, es decir, los empleados también deben esforzarse por tratar a sus superiores con consideración.
- Disposición a escuchar
La comunicación no es un camino de ida: el que habla también debe ser escuchado. La capacidad de escuchar a los demás es tan importante como la de expresarse con claridad. Por ello, se considera esencial en la buena comunicación en el trabajo que la otra parte tenga el tiempo necesario para hacer sus aportaciones sin ser interrumpida en medio. También es necesario mostrar empatía y poder escuchar y responder realmente a lo que se ha dicho. Esto no es lo mismo que sentarse tranquilamente mientras otra persona habla, sin prestar necesariamente atención. La actitud comprensiva es, por tanto, un factor decisivo, tanto en las conversaciones profesionales como en las que tienen un componente emocional. Cuando entender a otra persona es difícil, puede ser útil hacer preguntas, lo que a su vez también envía señales positivas al interlocutor.
- Admitir los errores
Nadie es perfecto. Todo el mundo lo sabe, pero a muy pocas personas les gusta admitirlo. Precisamente admitir los errores abiertamente es una buena base para la comunicación. Una disculpa sincera tiene un efecto desarmante: admitir abiertamente un error suele tener un efecto positivo en la otra persona. Por tanto, hay que rechazar la idea de que admitir haber cometido un error es un signo de debilidad. Quien lo hace y afronta las consecuencias demuestra fortaleza de carácter.