3. Comunicación virtual eficaz
Now, in a business environment, effective virtual communication is the foundation. Owing to the rapid digitalization of the world and the sequelae of COVID-19, it is common for many companies to have remote employees. Organizations now tend to have offices all around the world, and if not, they are probably making business with at least another country. Because of this, it’s important for employees to know how to have effective virtual communication practices, as it will assure the company will meet its goals.
Utilizar la tecnología adecuada
Hay muchas opciones tecnológicas que permiten a los empleados comunicarse virtualmente. Además de las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, las empresas pueden utilizar plataformas de mensajería instantánea como Skype, que permite a los empleados enviar mensajes rápidamente y mantenerse informados. También hay herramientas como Slack, que facilita la colaboración y la organización de proyectos, o herramientas de videoconferencia como Zoom y GoToMeeting, que son conocidas por su comunicación virtual cara a cara.
Aunque hay muchas opciones para elegir, es importante que elijamos la tecnología más adecuada para cada tarea. Por ejemplo, no es necesario hacer una videoconferencia para hacer una simple pregunta, ya que sería más adecuado enviar un mensaje instantáneo. Del mismo modo, JIRA es una plataforma para la gestión de proyectos que permite hacer un seguimiento de las actualizaciones del proyecto, para que no se pierdan en la bandeja de entrada.
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Estar plenamente presente en la comunicación virtual
La multitarea en el trabajo es muy importante para mantener la productividad, pero puede disminuir la calidad y ser propensa a la distracción. Por ello, los empleados deben concentrarse activamente y minimizar las distracciones cuando chatean. Una forma de hacerlo es enfrentarse al impulso de consultar el correo electrónico o enviar un mensaje de texto a un amigo cuando se celebra una reunión virtual o se pone al día a los compañeros de equipo. Además, lo más probable es que los compañeros de trabajo no se encuentren en la misma ubicación física, por lo que es crucial asegurarse de que toda la comunicación se mantenga enfocada, precisa y clara.
Objetivos, intenciones y resultados del Estado
Al igual que la comunicación en persona, la comunicación virtual puede desviarse. Así que, por el bien del tiempo de todos, deben comunicarse los objetivos, las intenciones y el esquema de los resultados específicos. Las reuniones virtuales deben tratarse con la misma preparación que las reuniones presenciales. Si eres el anfitrión de la reunión, redacta un orden del día y envíalo a los asistentes con antelación para que puedan prepararse. O si, por el contrario, vas a asistir a la reunión, revisa el orden del día y prepara tu aportación.
En el caso de la comunicación basada en texto, como los correos electrónicos y los mensajes, asegúrate de responder al remitente que has leído el mensaje. Un simple «gracias por la actualización» cuando hayas recibido un mensaje, puede ser justo lo que tu compañero de trabajo necesita.
Mantenga a los equipos actualizados
Una comunicación virtual eficaz requiere confianza y capacidad de respuesta. Dado que el lenguaje corporal y el tono de voz pueden perder el sentido en algunos tipos de comunicación virtual, es bueno saber lo que el receptor puede y no puede determinar de tu mensaje. Por ejemplo, digamos que un mensaje de Slack te ha descolocado, pues debes decírselo porque lo más probable es que el remitente no se haya dado cuenta ya que no puede ver tu forma de ser ni oír tu voz.
Además, al actualizar los equipos, debes estar accesible durante el horario laboral para responder a tus compañeros de trabajo de manera oportuna. Por lo general, los equipos remotos se ocupan de cuestiones urgentes y no pueden esperar durante horas una respuesta. Por lo tanto, debes asegurarte de tener todos los canales de comunicación virtual que utilizas abiertos en tu ordenador con frecuencia durante el horario de trabajo para poder recibir avisos y responder en cada caso.