5. Siete secretos para un trabajo en equipo eficaz
El trabajo en equipo es esencial en el mundo empresarial actual. Es un ingrediente importante para el éxito de las organizaciones y, por ello, es necesario que todos colaboren con éxito. El trabajo en equipo eficaz no surge de la nada: requiere una buena capacidad de resolución de problemas, toma de decisiones, comunicación y habilidades interpersonales. Formar un gran equipo requiere un conjunto completamente nuevo de habilidades blandas que no se dan fácilmente. Los miembros tienen que expresar sus opiniones, lidiar con personalidades agresivas y resolver sus diferencias. Por encima de todo, los miembros deben asumir la responsabilidad personal de obtener resultados
Los líderes inteligentes saben que para que sus equipos funcionen bien, deben identificar con precisión las habilidades de los empleados y asignarles tareas que se adapten bien a sus capacidades. A la hora de formar equipos, eligen a personas que intuyen que trabajarán bien juntas. Los esfuerzos combinados de los miembros de su equipo producen resultados superiores y crean un sentimiento de solidaridad dentro de sus organizaciones. Entonces, ¿cómo sabe si su equipo está trabajando conjuntamente a un nivel de campeonato?
- Establecer objetivos claros
Imagina que tú y tu equipo vais a escalar el Monte Everest. Pero en lugar de preparar a su equipo de antemano sobre lo que van a hacer y por qué lo hacen, simplemente les dice que empiecen a escalar. Y luego les indica dónde deben dar el siguiente paso. Paso tras paso. Tu equipo se desorienta y desmotiva, dispuesto a abandonar cuando el ascenso se complica.
Esto es exactamente lo que ocurre si no se establecen objetivos claros. Como gestor, acabas repartiendo tarea tras tarea. Las personas no entienden el contexto general de su trabajo y por qué es importante, por lo que sienten que su trabajo es interminable, sin sentido y agotador. Tu equipo necesita un objetivo específico y medible que les ayude a priorizar lo que es importante, les impulse hacia un resultado definitivo y les dé una sensación de logro cuando lo alcancen.
- Crear transparencia
La transparencia significa hacer que todo -toda la información, los números, los planes y los retos- para que sea fácilmente accesible para todos los miembros de su equipo. Cuando creas transparencia, puedes aprovechar toda la inteligencia y motivación de tu equipo. Todo el mundo no sólo sabe lo que está haciendo, sino también por qué lo está haciendo, y entiende cómo incluso la tarea más pequeña encaja en el panorama general. Con la transparencia, puedes establecer objetivos claros y conseguir que todos los miembros de tu equipo estén a bordo.
Un tablero o una pantalla de ordenador es el lugar en el que puedes establecer un objetivo, trazar un proceso, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento de la situación. Un simple tablero contiene toda la información y está a la vista de todos. No hay confusión ni reuniones. Tienen toda la información que necesitan para hacer su parte y contribuir, e incluso pueden inspirarse para encontrar formas innovadoras y creativas de alcanzar su objetivo.
- Decide qué vas a completar cada semana
Nadie puede entender en qué punto se encuentra un proyecto de tres meses de duración a partir de las tareas que lo componen. Se pierde la conexión con la realidad cuando se empieza a obsesionar con una jerarquía detallada del proyecto y con qué subtarea corresponde. En la vida real, el trabajo real siempre se planifica por fechas, plazos y asignación de responsabilidades.
Gestionar por tiempo es tan sencillo como hacer una lista detallada de todas las tareas que tu equipo va a realizar esta semana. Asigna la propiedad para que quede claro quién hace qué. Vuelve a insistir en tu objetivo y ponte a trabajar. Trabajar con un plazo concreto crea una sensación de urgencia y obliga a tu equipo a tomar decisiones inteligentes para alcanzar los objetivos. A continuación, el equipo puede revisar lo que ha conseguido y celebrar el éxito compartido.
- Reconocer los logros de las personas
Loads of scientific studies show that people’s single biggest motivator is not money, but recognition. Being congratulated with a simple, “Great job for completing [fill in the blank]!” increases employee productivity ten-fold. But when you mark a task as “complete” in a traditional project management tool, what happens? It disappears. No one knows. This kills people’s motivation.
Cuando completas una tarea, puedes marcarla como verde. Es increíblemente satisfactorio, e incluso adictivo, marcar todo como verde y ver todos tus logros alineados al final de cada semana. Y cuando tú y tus compañeros de equipo podéis felicitaros fácilmente por un trabajo bien hecho, no hay mejor manera de crear un trabajo en equipo eficaz.
- Centrarse en los procesos, no en las tareas
La mayoría de las herramientas de gestión de equipos se basan en gran medida en la jerarquía. El problema es que las jerarquías son muy difíciles de navegar y siempre hay varias formas de
construirlas. Casi todo el mundo utiliza hojas de cálculo o cuadrículas para gestionar su trabajo. Es una forma sencilla de trazar un proceso y, lo que es mejor, puedes replicarlo para futuros procesos.
- Track your work visually
When you look at a text-based system — and they’re all text-based — you need to read to understand where things stand. That’s a problem. As humans, we take in visual information way more quickly than we do verbal information. That’s why traffic lights are colours, not words. The coloured statuses immediately tell you if something is “done,” “stuck,” or “in progress.” When you display a board on a screen in your office, everyone on your team knows exactly where things stand. Visuals are effective, not open to interpretation, and clear to everyone.
- Comuníquese en un solo lugar
El correo electrónico, los check-in, el chat, las reuniones de personal y las llamadas por Skype: hay infinitas formas de comunicarse. Sin embargo, los cables cruzados y los juegos telefónicos rotos son un problema continuo para los equipos. El resultado son más reuniones, más correos electrónicos y más tiempo perdido. La ventaja de la comunicación centralizada es que todas las actualizaciones están siempre en contexto, y la gente puede arrastrar y soltar sus archivos (imágenes, documentos, lo que sea) directamente en la actualización. Toda la información que necesitas está ahí, visible para todos los miembros de tu equipo.
Al final, el trabajo en equipo eficaz puede resumirse de la siguiente manera: se trata de personas, no de proyectos. Muchas herramientas de gestión de proyectos tratan a las personas como un subproducto o un recurso secundario en medio de la jerarquía de tareas y sub-tareas. Pero eso es un error. Cuando nos centramos en lo que hace vibrar a las personas -lo que les motiva, lo que les resulta natural, lo que les resulta agradable- podemos aprovechar todo su potencial para avanzar más rápido y lograr cosas increíbles juntos.
Fuente: 7 Secrets to Effective Teamwork (as Reported by Hundreds of Teams) (monday.com)