CASO LOCAL/EJEMPLO

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La colaboración interfuncional es un proceso que se produce cuando equipos de una misma empresa trabajan para alcanzar un objetivo común. Cada parte que contribuye ofrece su propia experiencia o especialización funcional que es necesaria para que el proyecto tenga éxito. Este tipo de colaboración puede darse cuando un gestor o jefe de proyecto pide a otro equipo que participe en la realización de un proyecto. A veces, la empresa puede pedir a empleados cualificados que trabajen juntos en un proyecto a gran escala. En pocas palabras, la colaboración interfuncional se produce cuando personas de diferentes equipos o departamentos de una organización se unen para completar un objetivo o proyecto específico.

Si eres responsable de formar un grupo de equipos, ten en cuenta los objetivos de cada uno de ellos para asegurarte de que cada miembro del equipo tiene el mismo objetivo y entiende las prioridades de la empresa. Es útil comunicar al grupo las tareas de cada equipo para que puedan apoyarse mutuamente y ayudarse a completar sus tareas de forma eficiente. También puede compartir cuáles son las responsabilidades de cada empleado para aclarar las expectativas y minimizar la confusión. Hay tres elementos importantes para el éxito de la colaboración interfuncional:

Diversidad

Al crear un equipo, es importante tener en cuenta los detalles que ayudan a diversificar el grupo. He aquí algunos factores a tener en cuenta:

Experiencia: Al formar un equipo, considere la posibilidad de incluir a profesionales con gran experiencia para que puedan ofrecer orientación a los miembros menos experimentados del equipo. Su experiencia puede garantizar que el proyecto llegue a buen puerto, con el nivel de calidad esperado.

Habilidades: Dependiendo del alcance del proyecto, el director puede considerar qué habilidades son necesarias para completarlo con éxito. Puede formar un equipo que incluya a personas con habilidades únicas para ayudar a garantizar que cada aspecto del proyecto tenga a alguien con las capacidades para completarlo.

Habilidad: Los gestores de proyectos pueden considerar las capacidades de los posibles miembros de su equipo antes de pedirles que se unan a él. Por ejemplo, un director puede preguntar a los posibles miembros del equipo si saben utilizar un programa informático específico antes de considerarlos para el equipo.

Antigüedad: Cuando un empleado tiene antigüedad, suele ocupar un papel de gestión o liderazgo. Los miembros del equipo con más antigüedad pueden gestionar proyectos de colaboración interfuncionales, lo que significa que pueden desarrollar un plan de proyecto y ayudar al equipo a establecer objetivos efectivos.

Ubicación: Algunos empleados pueden trabajar en un departamento que opera en otro lugar, como en una ciudad, estado o país diferente. Incluir a miembros del equipo que trabajen en distintas ubicaciones puede proporcionar a su equipo ideas nuevas y ayudar en los esfuerzos de localización.

Demografía: Dependiendo del tipo de proyecto que esté dirigiendo, puede ser importante tener en cuenta la demografía de los profesionales que incluya en el equipo. La creación de un equipo con diversidad demográfica puede ayudar a su equipo a conectar con su público objetivo de forma más eficaz.

Expertos en la materia: Los expertos en la materia son personas que poseen conocimientos avanzados y experiencia sobre un producto, una disciplina o un proceso específico. Son esenciales para un proyecto de colaboración interfuncional porque saben cómo realizar el trabajo más difícil y pueden orientar a otros miembros del equipo sobre cómo realizar una tarea de la manera más eficiente. Las PYMES suelen ser las primeras personas a las que un equipo consulta cuando intenta resolver un problema o abordar una cuestión.

Influyentes: Los influenciadores son empleados que desempeñan funciones de liderazgo en una empresa, independientemente de que tengan una función de liderazgo. Pueden ser hábiles en la comunicación y la creación de equipos, lo que puede ayudarles a desarrollar una reputación positiva en el trabajo. También pueden motivar a sus compañeros para que contribuyan a un proyecto o mejoren su productividad. Por lo tanto, las personas influyentes son figuras esenciales que hay que incluir en un equipo de colaboración interfuncional.

Colaboración interfuncional en una empresa de alimentación

Una empresa de galletas vende cinco sabores diferentes de galletas y lo ha hecho durante los últimos 10 años. Aunque las ventas son constantes, la empresa planea aumentarlas llegando a nuevos clientes. Para impulsar el tráfico y aumentar su base de clientes, la empresa decide que va a ofrecer cinco nuevos sabores de galletas. Para ejecutar esta iniciativa con éxito, reúne a un equipo de colaboración interfuncional que incluye a los equipos de desarrollo de productos, comunicaciones y marketing y política. Cada equipo realiza las tareas que tiene asignadas:

Diseñar las nuevas galletas: El equipo de desarrollo de productos diseña y crea los nuevos sabores de galletas, utilizando los comentarios que reciben de los clientes para ajustar los sabores hasta que sean satisfactorios para los grupos de prueba.

Actualizar a los miembros del equipo: El equipo de comunicación se encarga de la comunicación escrita para mantener al día a todos los departamentos sobre lo que ocurre en el proyecto, incluidos los plazos, los presupuestos y otra información crítica.

Marketing: El equipo de marketing desarrolla y pone en marcha una nueva campaña de marketing para llegar al mayor número de personas, por ejemplo, mediante boletines informativos, infomerciales o promociones.

Comprobación de la conformidad del producto: Dado que los productos alimentarios suelen seguir las normas de seguridad alimentaria, el equipo de política puede ayudar a garantizar que el producto se ajuste a dichas normas en todas las fases del proceso.

4 Mejores prácticas de los equipos interfuncionales

Los siguientes cinco consejos le ayudarán a destacar cuando trabaje con varios departamentos.

Construir la confianza

¿Confía su equipo multidisciplinar en los demás? Si nunca han trabajado juntos, la respuesta es probablemente no, al menos no del todo. Es posible que los miembros del mismo departamento se sientan cómodos entre sí, pero cuando se trata de «extraños», puede haber una barrera.

Como líder de su equipo, puede superar esto asegurándose primero de que los objetivos de su equipo están alineados con los objetivos generales de su empresa. También puede iniciar el proceso de colaboración con algunos proyectos sencillos. Una o dos victorias rápidas contribuirán en gran medida a crear confianza entre los compañeros de equipo. Y una vez que se haya completado un proyecto, aunque sea pequeño, celebre el éxito con todo su equipo. Esto hará que los nuevos colaboradores se unan y les ayudará a crear un vínculo positivo.

Promueva la diversidad

La diversidad en el lugar de trabajo es algo positivo. Lo mismo puede decirse de su equipo interfuncional. Cuantos más conjuntos de habilidades tenga acceso, mejores serán los puntos de vista que compiten entre sí y darán a su grupo la mejor oportunidad de descubrir sistemáticamente las soluciones adecuadas. Al elegir el personal para su colaboración interfuncional, busque profesionales con experiencias, capacidades y niveles de antigüedad diferentes y complementarios. Una variedad de edades y géneros también puede ser de gran ayuda.

En general, los equipos más eficaces son los que pueden ver los problemas desde todos los ángulos e idear soluciones creativas para resolverlos. Al crear un equipo diverso e interfuncional, te asegurarás de que esto ocurra en la mayoría de las ocasiones.

Respete a cada departamento

Los miembros del grupo pueden sentirse amenazados cuando se les pide que divulguen información y sacrifiquen su autonomía. Pueden empezar a sentir que su área de experiencia está siendo invadida y les preocupa que se vuelvan menos valiosos para su empresa. La forma de superar este obstáculo de la colaboración es reconocer a cada miembro del equipo por las contribuciones que hace. También debe hacerles saber que respeta y aprecia lo que aportan.

Y, por último, asegúrese de que la gente de cada departamento supervisa su propia área de experiencia y tiene la última palabra en todos los asuntos relacionados con ella. Por ejemplo, delega en los expertos de ventas los asuntos relacionados con las ventas, en la gente de marketing las mejores prácticas de marketing, etc.

Incentivar cuando sea necesario

Por último, incentive a su equipo cuando sea necesario. Esto no significa necesariamente que tenga que conceder premios por los trabajos bien hechos, aunque si sus colaboradores responden bien a esto, puede probarlo. Pero sí significa que cada miembro del equipo debe entender los beneficios de la colaboración más allá del éxito adicional de toda la empresa.

Tal vez el proyecto en el que estáis trabajando mejore la reputación de todos los implicados. O tal vez reduzca la cantidad de trabajo mundano que los miembros del equipo tendrán que completar regularmente. Ambos resultados son fuertes incentivos para una colaboración eficaz. Asegúrate de que cada uno de los miembros de tu equipo sabe lo que le interesa y estará mucho más dispuesto a colaborar.

Fuente: https://www.getcloudapp.com/blog/cross-functional-collaboration https://www.indeed.com/career-advice/career-development/cross-functional-collaboration- examples