1. Comunicação eficaz no trabalho: o que é?

Atitude aberta

Uma atitude aberta é o começo e o fim de uma cultura de comunicação positive. Os conflitos podem ser rapidamente resolvidos se os colegas e os superiores lidarem honestamente uns com os outros. Contudo, com mais frequência que o esperado, as intrigas, os comentários negativos e até mesmo o assédio moral ocorrem. Algumas pessoas falam nas costas de um colega ou retém deliberadamente informação para daí tirar vantagem, mas isto não acrescenta nada às equipas produtivas, o que só por si é razão para tentar eliminar problemas existentes o mais rapidamente possível.

Uma atitude aberta é, também, importante na cultura da discussão. As discussões construtivas apenas podem ocorrer quando uma parte reconhece a opinião da outra parte como uma possível solução. Ao manter-se agarrado teimosamente a um ponto de vista, torna-se inevitável o impasse num projeto. Se, por outro lado, todas as partes discutirem abertamente os contributos feitos, as ideias podem alimentar-se umas às outras, reforçando, assim, tanto a criatividade como a produtividade.

2. Clareza

Uma fraca comunicação no trabalho não se deve sempre à falta de vontade ou às más intensões, mas também à falta das competências de comunicação. Quando, nas conversas, falta clareza ou a informação não é corretamente comunicada, facilmente ocorrem mal-entendidos. Assim, é importar prestar atenção à formulação clara do que queremos comunicar. Seja num email, numa reunião ou no decurso de uma conversa na cafetaria: esconder a mensagem real sob palavras vazias tona-se contraprodutivo. Para além disso, os tópicos particularmente complicados devem ser explicados em detalhe para que não causem desinteresse ou incompreensão da parte do recipiente. Repetir a informação e colocar questões são duas formas eficazes de ajudar a clarificar factos complexos.

Tanto os empregadores como os funcionários devem prestar atenção ao efeito das palavras escritas e faladas. Um tom de voz irrefletido é rapidamente mal interpretado. Por isso é que, nestes casos, uma expressão clara pode ajudar a evitar conflitos e a trabalhar com um propósito maior.

3. Respeito

Gentileza, cortesia e respeito mútuo, seja entre pares seja entre funcionários e seus superiores. Nada é mais eficaz para a criação de um mau ambiente de trabalho que a falta de respeito. Muitas pessoas em cargos de responsabilidade tendem a utilizar um estilo de liderança agressivo para fazer sentir a sua autoridade. Contudo, é muito mais eficaz tratar os funcionários com respeito. Desta forma, não só têm maior satisfação no trabalho como também têm maior vontade de terem maior envolvimento. Mas o respeito deve ser mútuo, i.e. os funcionários devem, também, esforçar-se por tratar os seus superiores com consideração

4. Vontade de ouvir

A comunicação não é uma via com um só sentido: o orador também tem de ser ouvido. A capacidade de ouvir os outros é tão importante quanto a capacidade de se expressar claramente. Assim, é considerado fundamental para a boa comunicação no trabalho a disponibilidade de tempo da outra parte para dar os seus contributos sem ser interrompida a meio. É também necessário demonstrar empatia e realmente ouvir e responder ao que foi dito. Isto não é o mesmo que ficar sossegado enquanto outra pessoa fala, sem estar, necessariamente, a prestar atenção. Uma atitude compreensiva é assim um fator decisivo, tanto nas conversas profissionais como nas outras com uma componente emocional. Quando a compreensão da outra pessoa é difícil, a colocação de questões pode ser útil, o que, por seu turno, envia também uma mensagem positiva ao interlocutor.

5. Admitir os erros

Ninguém é perfeito. Toda a gente sabe isso, mas muito poucas pessoas o admitem. É precisamente a admissão aberta dos erros que oferece uma boa base para a comunicação. Um pedido de desculpas honesto tem um efeito desarmante: admitir abertamente um erro, normalmente, tem um efeito positivo sobre a outra pessoa. Assim, a ideia de que admitir que se cometeu um erro é um sinal de fraqueza deve ser rejeita. Aqueles que o fazem e enfrentar as consequências demonstram força de caráter.