3. Comunicação Virtual Eficaz
Num contexto empresarial, uma comunicação virtual eficaz é fundamental. Dada a rápida digitalização do mundo e no seguimento da COVID-19, é normal, para muitas empresas, o trabalho remoto dos funcionários. As organizações tendem, agora, a ter escritórios por todo o mundo, ou se não os têm, estão, muito provavelmente, a negociar com pelo menos outro país. Por causa disto, é importante que os funcionários saibam como implementar práticas de comunicação virtual eficazes, uma vez que irá assegurar o alcance dos objetivos da empresa.
Utilização da Tecnologia Certa
Existem muitas opções tecnológicas para que os funcionários possam comunicar virtualmente. Para além das chamadas telefónicas e dos emails, as empresas podem utilizar plataformas de mensagens instantâneas, tais como o Skype, que permitem que os funcionários enviem mensagens s rapidamente e se mantenham mutuamente informados. Existem, também ferramentas tais como Slack que facilitam a colaboração e organização de projetos, ou ferramentas de videoconferência tais como o Zoom ou o GoToMeeting, que são conhecidas pelas suas funcionalidades de comunicação virtual cara a cara.
Apesar de haver muitas opções de entre as quais escolher, é muito importante que escolhamos a tecnologia mais adequada a cada tarefa. Por exemplo, não há necessidade de fazer uma videoconferência para colocar uma simples questão, uma vez que será mais adequado enviar, simplesmente, uma mensagem instantânea. Da mesma forma, a JIRA é uma Plataforma de gestão de projetos que lhe permite acompanhar as atualizações de um projeto, de forma que não se perca na sua caixa de correio.
Fonte: https://all-free-download.com/free-vector/download/communication-technologies-concept_6813980.html (Photo by Peecheey)
Esteja Completamente Presente na Comunicação Virtual
Ser-se multitarefas no trabalho é muito importante para manter a produtividade, mas pode diminuir a qualidade e ser passível de distração. Por isto, os funcionários devem manter-se ativamente concentrados e minimizar as distrações quando estão a conversar. Uma forma de o fazer é enfrentando o impulse de verificar emails ou enviar uma mensagem a um amigo quando está a ter uma reunião virtual ou a fazer atualizações com os colegas de equipa. Da mesma forma, o mais provável é que os colegas não estejam na mesma localização física, por isso é fundamental garantir que toda a comunicação se mantém concentrada, concisa e clara.
Estabeleça Objetivos, Intensões e Resultados
Tal como na comunicação presencial, a comunicação virtual pode descarrilar. Por isso, por respeito ao tempo de todos, devem ser comunicados os objetivos, intensões e um esboço dos resultados específicos. As reuniões virtuais devem ser tratadas da mesma forma que reuniões presenciais preparadas. Se acolhe uma reunião, prepare uma agenda e envie-a atempadamente aos participantes para que possam estar preparados. Ou se, por outro lado, vai participar numa reunião, verifica a agenda e prepare o seu contributo.
Para comunicações baseadas em texto, tais como emails e mensagens, assegure-se que comunica a leitura da mensagem ao emissor. Um simples “Obrigado(a) pela atualização” quando recebe uma mensagem pode ser tudo o que o(a) seu/sua colega precisa.
Mantenha a Equipa Atualizada
Uma comunicação virtual eficaz exige confiança e capacidade de resposta. Uma vez que a linguagem corporal e o tom de voz podem deixar de fazer sentido nalguns tipos de comunicação virtual, é bom saber o que o recetor pode ou não obter da sua mensagem. Por exemplo, imaginemos que uma mensagem no Slack o(a) perturbou. Bem, você deverá dizê-lo porque muito provavelmente o emissor não se apercebeu já que não consegue ver a sua postura ou ouvir a sua voz.
Para além disso, aquando da atualização das equipas, você deve estar acessível durante o horário de trabalho para responder aos seus colegas atempadamente. Normalmente, as equipas remotas lidam com questões sensíveis ao tempo e não podem esperar muito tempo por uma resposta. Assim, você tem de garantir que todos os canais de comunicação virtual que utiliza se mantém abertos no seu computador durante as horas de trabalho para que receba notificações e responda a cada uma delas.