3. Através dos ecrãs: dicas para uma comunicação virtual eficaz

Desde 2020, a nossa forma de contactar as pessoas mudou, não só com os nossos entes queridos como também com os nossos colegas de trabalho. O virtual foi uma forma de continuar a trabalhar quando não nos podíamos encontrar pessoalmente e torou-se a nossa melhor opção para o contacto remoto.

Apesar das restrições já não serem tão fortes como o seriam em 2021, sob algumas formas, o virtual veio para ficar. Muitas empresas descobriram que esta pode ser uma forma de trabalhar eficiente e funcional e, assim, adaptaram-se a esta mudança. Assim, a comunicação deve adaptar-se, também, a esta mudança:

• Esteja atento(a) aos seus comportamentos online: o virtual, apesar de ser um pouco intimidante, não deve ser motivo para descurar as suas competências de comunicação. Assegure-se da existência de uma ligação e do bom funcionamento dos elementos tecnológicos; comunique a sua opinião assertivamente sem ser petulante ou agressivo com o seu interlocutor, e não descure a comunicação verbal. Estes aspetos chave irão ajudá-lo(a) a manter-se presente quando está online.
• A audição ativa é fundamental: antes de falar, é necessário ouvir. Este ato de receber é o melhor indicador para saber como está a correr a conversa e praticamo-lo quando reconhecemos afirmações – deve ficar claro que “reconhecer” não significa “concordar” – e as compreendemos, ou seja, estamos cientes das opções. Se a conversa se torna demasiado tensa ou emocional, o melhor é criar um espaço seguro para a expressão, afaste-se do conteúdo e limpe a sua mente.
• Lembre de mostrar emoções: demonstrar emoções irá melhorar a eficácia da sua comunicação. Isto é particularmente importante em conversas difíceis, por isso não deixe que o ecrã esconda as suas expressões. Este comportamento irá melhorar a confiança da conversa. Tenha presente que o tom da sua voz pode demonstrar certas emoções, controle-as bem e sorria quando apropriado, isto irá aliviar a tensão e fazer com que o diálogo flua da melhor forma.
• Lide com níveis extremos de reações: pessoas com níveis anormalmente elevados ou baixos de reação apresentam alguns problemas e as competências de comunicação tem tudo a ver com a forma como lida com estas situações. É importante manter o seu foco e os factos claros, sempre que as pessoas pareçam indiferentes; é importante que não tente preencher falhas de comunicação porque pode tornar tudo pior. Numa reunião, assegure-se que verifica as opiniões e contributos de TODOS os participantes e que os valoriza.
• Não deixe que discussões levem a quebras na comunicação: quando uma reunião é eficaz as pessoas respondem de forma positiva ou construtiva aos contributos umas das outras. Aqui, a comunicação encontra-se num estado satisfatório. Contudo, quando uma reunião não é eficaz e surgem tensões existe o risco de quebras de comunicação e este é o pior cenário, por isso, caso aconteça, dar tempo para ouvir irá dar-lhe o espaço e a calma para considerar totalmente as opiniões dos outros.

Benefícios de uma comunicação e trabalho de equipa eficaz

Para ter em conta o verdadeiro impacto da boa comunicação no local de trabalho, devem ser tratados todos aqueles aspetos que contribuem para a prevenção de conflitos ou mal-entendidos, bem como aqueles que ajudam os funcionários no apoio mútuo. Uma comunicação eficaz no trabalho traduz-se em inúmeros benefícios:

• Distribuição de tarefas e recursos de forma mais eficiente, ajudando na redução dos tempos de produção.
• Motivação saudável dos funcionários. Através da comunicação eficaz, os funcionários sentir-se-ão mais comprometidos com os objetivos, com os seus colegas e com o líder que os coordena.
• Enfoque da equipa nos objetivos específicos, o que permite que todos avancem na mesma direção uma vez que não existem mal-entendidos ou erros decorrentes da má comunicação.
• Todos os membros da equipa se irão sentir ouvidos e com uma voz ativa.