5. 7 segredos para o trabalho de equipa eficaz inspirado pelo melhor livro de sempre

O que é que o trabalho de equipa eficaz e a literatura russa têm em comum? Porque é que um trabalho de equipa de sucesso é tão parecido com um casamento feliz? Como pode tornar o trabalho de equipa mais eficaz? Comecemos com esta premissa:

As equipas felizes são todas iguais; toda a equipa infeliz é infeliz à sua própria maneira.

Já ouviu falar do princípio da Anna Karenina? Deriva da famosa primeira frase do romance de referência de Leo Tolstoy: “As famílias felizes são todas iguais; cada família infeliz é infeliz à sua própria maneira.”

O princípio é o seguinte: para uma família prosperar, deve ter sucesso em muitos aspetos diferentes. Se você e a(o) sua/seu parceira(o) discutem sobre dinheiro, colidem com as questões da parentalidade, ou diferem em ideologia política, você está condenado(a) à infelicidade — independentemente do quão feliz é noutras áreas da sua relação. Em 340 AC, Aristóteles enfatizou o mesmo princípio de forma um pouco diferente: “Os Homens são bons de um modo apenas, porém são maus de muitos modos.”

Por outras palavras, o sucesso não se trata de fazer apenas uma coisa corretamente, mas de evitar muitas formas possíveis de falhar. O princípio de Anna Karenina, popular na ciência e na matemática, é verídico para muitas coisas na vida – incluindo o trabalho de equipa eficaz. Se as equipas querem alcançar os seus objetivos, cumprir os seus prazos, ultrapassar os seus KPI, precisam de ter sucesso sob todas as formas críticas – e evitar as armadilhas comuns.

Então, qual é, exatamente, esta receita mágica para um trabalho de equipa eficaz? No início da construção da money.com, falámos com centenas de gestores e discutimos todas razões especificas que tornam as equipas infelizes. Descobrimos sete fatores que fazem ou destroem o sucesso de uma equipa.

7 segredos para um trabalho de equipa eficaz:

1. Defina objetivos claros
   Imagine que você e a sua equipa estão a escalar o Monte Evereste. Mas em vez de prepara antecipadamente a sua equipa sobre o que irão fazer e porque o irão fazer, você diz-lhes simplesmente para começarem a caminhar. E depois orienta-os sobre colocar o passo seguinte. Passo após passo. A sua equipa começa a ficar desorientada e desmotivada, preparada para desistir quando a subida começa a tornar-se difícil.

Isto é exatamente o que acontece quando não define objetivos claros. Enquanto gestor(a), você acaba por delegar tarefa após tarefa. As pessoas não compreendem o contexto global do seu trabalho e a sua importância, por isso sentem que o seu trabalho não tem fim, é inútil e desgastante. A sua equipa precisa de um objetivo específico e mensurável para os ajudar a dar prioridade ao que é importante, para os orientar em direção a um resultado definitivo e para lhes permitir um sentimento de conquista quando o alcançam. Isto leva-nos ao ponto número dois …

2. Crie transparência
   Se tivéssemos que descrever numa palavra o que tentamos alcançar na Monday.com seria “transparência”. Transparência significa tornar tudo – toda a informação, números, planos e desafios – imediatamente acessíveis por todas as pessoas da nossa equipa. Quando se cria transparência, toda a inteligência e motivação da sua equipa pode ser aproveitada. Não só o que está a fazer como também porquê o está a fazer será do conhecimento de todos, que irão compreender que até mesmo a tarefa mais pequena se encaixa no panorama global.

Através da transparência, você pode estabelecer metas claras e conseguir que todos os membros da equipa alinhem. Eles terão toda a informação que necessitam para fazer a sua parte e podem até mesmo serem inspirados a encontrar formas inovadoras e criativas de alcançar as suas metas. Na monday.com, a transparência é a essência do trabalho de equipa eficaz. O quadro é o local para estabelecer os objetivos, para os processos, atribuir autoria e fazer o seguimento de todas as situações. Um simples quadro apresenta toda a informação, acessível a todos. Sem confusões e sem reuniões!

3. Decida o que vai concluir a cada semana
   Ninguém consegue compreender o ponto de situação de um projeto com duração de três meses a partir das tarefas de que é composto. Você começa a perder a ligação com a realidade a partir do momento em que começa a ficar obcecado(a) com a hierarquia detalhada de um projeto e com a distribuição de cada subtarefa. Na vida real, o trabalho é sempre planeado através de datas, prazos, e atribuição de responsabilidades.

A gestão pelo tempo é tão simples quando a elaboração de uma lista detalhada de todas as tarefas que a sua equipa terá que completar nesta semana. Atribui responsabilidades para deixar claro quem faz o quê. Volte a enfatizar a sua meta e depois dedique-se ao trabalho. Trabalhar em função de um prazo concreto cria um sentido de urgência e força a sua equipa e tomar decisões inteligentes para alcançar os seus objetivos. Enquanto equipa, você pode rever o que foi alcançado e celebrar o vosso sucesso partilhado.

4. Reconheça as conquistas das pessoas
   Imensos estudos científicos mostram que o maior motivador das pessoas não é o dinheiro, mas o reconhecimento. Ser felicitado com um simples “Excelente trabalho pela conclusão de…” aumenta dez vezes a produtividade de um(a) funcionário(a). Mas quando marca uma tarefa como “completada” numa ferramenta de gestão de projetos tradicional, o que é que acontece? Esta desaparece. Ninguém sabe.

Isto aniquila a motivação das pessoas.

Este o poder do “feito” na monday.com: quando completa uma tarefa, pode marcá-la a verde. É incrivelmente satisfatório e até mesmo viciante marcar tudo a verde e ver as suas conquistas alinhadas no final de cada semana. E não há melhor forma de construir um trabalho de equipa eficaz quando você e os seus colegas de equipa se podem facilmente felicitar por um trabalho bem feito. Por isso lhe chamamos a “terapia do feito”.

5. Concentre-se nos processos, não nas tarefas
   A maioria das ferramentas de gestão de equipas assentam fortemente na hierarquia. O problema é que é mesmo muito difícil navegar nas hierarquias e há sempre algumas formas diferentes de as construir. Quando foi a última vez que encontrou um ficheiro dentro de uma pasta no computador de outra pessoa? É mais fácil pensar antes sobre os passos e mapeá-los numa grelha plana e intuitiva. Quando falamos com centenas de gestores acerca da forma como definem o trabalho de equipa eficaz, ficamos a saber que quase toda a gente utiliza folhas de cálculo ou grelhas para gerir o seu trabalho. É uma forma simples de mapear um processo e, ainda melhor, pode ser replicado em processos futuros.

6. Acompanhe visualmente o seu trabalho
   Infelizmente para Tolstoy, esta é, agora, a era do TL; DR (demasiado longo; Não li). Quando olha para um Sistema baseado em texto – e são todos baseados em texto – você tem que ler para compreender qual o ponto de situação das coisas. Isto é um problema. Como seres humanos, absorvemos mais rapidamente informação visual do que informação verbal. Por isso é que os semáforos utilizam cores e não palavras. Um estado colorido diz-lhe imediatamente se alguma coisa está “feita”, “parada” ou “em progresso”. Quando apresenta um Quadro num ecrã do seu escritório, toda a sua equipa fica a saber exatamente qual o ponto de situação de tudo. As imagens são eficazes, não estão abertas a interpretações e são claras para todos.

7. Comunique num lugar
   Emails, registos, salas de conversa, reuniões de pessoal e conferências Skype – existem infinitas formas de comunicar. E ainda assim, ligações cruzadas e mensagens mal entendidas são um problema continuo para as equipas. O resultado são mais reuniões, mais emails, e mais tempo perdido. Aqui na monday.com, eliminámos quase completamente os emails e centralizámos quase todas as comunicações dentro da nossa solução. O benefício disto é que todas as atualizações estão contextualizadas, pode arrastar e largar os seus ficheiros (imagens, documentos, o que seja) diretamente na atualização. E eis que toda a informação de que necessita se encontra lá, visível a toda a gente da equipa

Em resumo: O que torna o trabalho de equipa eficaz?

No final, o trabalho de equipa eficaz pode ser sumarizado de forma tão simples quanto: trata-se das pessoas, não dos projetos. Tantas ferramentas de gestão de projetos tratam as pessoas como um subproduto ou como um recurso secundário no meio da hierarquia de tarefas e subtarefas. Mas isto é um erro.

Quando se concentra no que faz as pessoas funcionarem – o que as motiva, o que lhes ocorre naturalmente, o que consideram agradável – você pode aproveitar todo o seu potencial para ser mais rápido e alcançar coisas incríveis em conjunto. E é isto que torna a monday.com tão diferente das demais ferramentas de gestão de projetos do mercado: focamo-nos em todos os aspetos reais que contribuem para um efetivo trabalho de equipa.

Fonte: 7 Secrets to Effective Teamwork (as Reported by Hundreds of Teams) (monday.com)