6. 10 Dicas para Partilhar Informação Mais Eficazmente

Nesta era do trabalho híbrido, remoto e menos burocrático, a partilha eficaz de informação é a chave para a comunicação interna e o envolvimento dos funcionários. Por isso, aqui estão as suas 10 dicas!

1. Defina o seu “conjunto” de comunicação

Algo que fazemos frequentemente enquanto empresa de tecnologia é pensar no nosso “conjunto de tecnologia”; Este inclui todos os diferentes softwares e produtos que usamos para criar algo. Um exemplo é o nosso “conjunto inicial” composto por HTML, CSS e Javascript. Quando se tratar de pensar sobra a partilha de informação, você pode utilizar o mesmo método. Por exemplo, dividir a comunicação em canais online e offline:

Formas de comunicar online numa empresa

• Mensagens instantâneas (e.g. Slack) – para conversas rápidas.
• Email – para comunicações oficiais.
• Wiki da empresa – para o conhecimento partilhado.
• Google docs – para a partilha de informação.
• Yammer – Para conversas casuais.

Formas de comunicar offline numa empresa

Reuniões diárias.

• Reuniões de equipa semanais.
• Reuniões de empresa mensais.
• Reuniões gerais de trabalho trimestrais.
• Retiros Anuais da Empresa.

2. Determine a transparência

No que se refere à partilha de informação, a transparência é incrivelmente importante; é um dos pilares do envolvimento dos funcionários. Em algumas start-ups como a Buffer, dos salários da empresa ao capital próprio passando mesmo pelas receitas da empresa, tudo é partilhado de forma transparente numa série de mapas. Quer seja assim transparente, completamente reservado ou qualquer outra coisa pelo meio, isto terá um impacto sobre como partilha informação.

Na Screen Cloud, gostam de ter uma hierarquia de comunicações plana sempre que possível. Isto significa que a maioria das comunicações ocorrem no Slack. As mensagens são categorizadas em canais diferentes (por exemplo #RH) e as mensagens importantes podem ser marcadas no topo destes canais. Estes canais podem, também, ser públicos ou privados e as pessoas podem ser notificadas de novas mensagens se as marcarem.

3. Informação a partilhar vs informação a capturar

A natureza instantânea de ferramentas como o Slack, a Yammer ou o Skype permite-lhe decidir que informação quer partilhar e que informação precisa de capturar. Eis um exemplo: podem enviar uma mensagem no WhatsApp com os seus pensamentos sobre uma apresentação, a um colega, no seu caminho para o escritório. Esta é apenas informação a partilhar ou informação que precisa ser capturada? Ajudar na criação de uma cultura e estrutura para a gestão do conhecimento é uma parte importante da partilha de informação mais eficazmente.

4. Novos métodos de partilha de informação

Dependendo da idade e experiência da sua equipa, alguns poderão ter nascido numa era onde a partilha de informação estava enraizada na utilização do e-mail.

Agora, é muito mais comum receber um memorando da empresa por mensagem. É instantâneo, tem maior probabilidade de ser vista e leva a informação onde precisa de estar mais rapidamente. Ao mesmo tempo, a informação torna-se privada entre o emissor e o recetor. Não é sequer “propriedade digital da empresa”. Mas e se essa mensagem fosse uma apresentação importante ou alguns números chave? Perceber como alguns novos métodos de partilha de informação se enquadram na sua organização e na sua equipa é fundamental para decidir o que quer partilhar e onde.

5. Partilhe onde os funcionários já estão

O que nos leva subtilmente a pensar na partilha de informação onde os seus funcionários já estão. Um dos clientes da empresa – a 3M – tem funcionários em mais de 150 localizações. Foi-lhes questionado o porquê de utilizarem sinalização digital na comunicação com os funcionários:

“Na 3M temos imensas atualizações a acontecerem internamente ao mesmo tempo e é-nos muito difícil conduzir uma reunião de cada vez que anunciamos algo. Podemos enviar um email com informação, mas os nossos cientistas já têm centenas de emails nas suas caixas de entrada. A nossa ideia foi encontrar um sistema onde pudéssemos publicar uma mensagem que todos pudessem ver ao mesmo tempo em qualquer uma das três localizações dos nossos escritórios.”

Utilizar espaços onde os seus funcionários já estão e utilizá-los para comunicar é uma excelente forma de partilhar informação de forma mais holística.

6. Diga às pessoas como comunicar

Toda a gente sabe comunicar, mas nem toda a gente sabe comunicar eficazmente. A Human Made é uma agência de desenvolvimento que desenvolve websites em WordPress. No seu manual têm toda uma secção dedicada À “Comunicação”.

Esta abrange áreas como:

• A importância dos encontros presenciais.
• Quanta informação deve ser acompanhada pelo(a) funcionário(a) (Pista: apenas aquela que for importante para o seu trabalho).
• Como partilhar informação através dos vários canais como Slack, o email e o P2 (um sistema de microblog).

Esta é uma excelente forma de definir atempadamente as expectativas e ajudar todos a compreender o que é esperado deles no que se refere à comunicação.

7. Fomentar um diálogo com duas vias

A maioria das empresas atuais sabe que a partilha de informação não é apenas uma interação da empresa para o funcionário. Para a partilha e compreensão da informação, é fundamental a existência de um diálogo de duas vias e aumentar o ciclo de feedback.

Fonte: https://www.centercode.com/blog/2016/03/validating-your-beta-testers-by-closing-the-feedback-loop

Os ciclos de feedback, como mostra o exemplo acima, promovem uma comunicação autêntica e levam a uma relação positiva onde todos se sentem ouvidos e a quem são dadas respostas.

8. Procure pontos cegos

Se tiver uma equipa híbrida, remata ou menos dedicada a trabalho de secretária, existirão “pontos cegos” sobre o como e onde é partilhada a informação. Por exemplo, se um funcionário perde uma reunião como irá ter acesso ao que foi partilhado? Ou, como irá partilhar anúncios importantes aos funcionários que fazem menos trabalho de secretária?

Ter um processo de documentação, gravação e partilha de informação Perdida e torná-la acessível a todos os funcionários é uma boa forma de contornar os pontos cegos.

Por exemplo, todos os meses quando são organizadas as reuniões gerais, grave as sessões e partilhe-as através de ferramentas como a Wistia, Loom ou Crowdcast para que todos os funcionários as acompanhem. Isto é particularmente útil para escritórios localizados em diferentes fusos horários.

9. Dê poder aos seus funcionários

Alguns funcionários irão crescer se lhes for pedido que documentem o seu conhecimento e os processos da empresa. É um facto. Apontar “evangelistas da informação” específicos na sua empresa pode ajudar a manter as Wikis internas, a documentar e a atualizar bases sem que haja um grande esforço de recursos.

Pense na Reddit: uma comunidade onde a informação e as ideias são partilhadas sob a forma de tópicos com milhões de mensagens novas a surgirem diariamente. A maioria da moderação do Reddit é feita pelos utilizadores, ou “moderadores” como são designados. Isto faz com que a Reddit não precise de empregar centenas de pessoas para filtrar os comentários. Ao invés, entregam o comando a pessoas com competências nessas matérias, como por exemplo detentores de graduações em ciências para moderar os tópicos de ciências. Os funcionários encontram, frequentemente, melhor colocação na moderação e verificação das seções de informação que conhecem melhor, por isso, porque não permiti-lo?

10. Meça o sucesso

No que respeita à partilha de informação, será uma boa ideia medir o sucesso dos seus métodos. Isto pode ser feito através da recolha de resposta a questionários aplicados aos seus funcionários para a identificação de falhas, bloqueios e pontos cegos da comunicação. Poderá ser feito, também através da identificação dos locais onde a informação não está a ser partilhada e as suas causas. Se utilizar uma wiki online ou um Sistema de conhecimento pode, mesmo, utilizar as ferramentas analíticas para verificar quais os termos mais consultados ou pesquisados, além de um sistema de votação para a recolha da opinião dos funcionários sobre a utilidade da informação. Isto é algo que você utilizaria frequentemente para os seus clientes, por isso, porque não utilizar o seu conhecimento interno para si?

Fonte: Ten Tips to Share Information More Effectively

https://screencloud.com/blog/share-information-effectively