CASO/EXEMPLO LOCAL

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Colaboração Multifuncional

“No atual mundo dos negócios, a agilidade é o nome do jogo. A sua empresa tem de ser capaz de se ajustar e mudar rapidamente ou irá ficar para trás numa nuvem de poeira. Esta necessidade leva a muitos esforços de colaboração multifuncionais para as organizações em quase todas as indústrias.”

JOE MARTIN

(Joe Martin é atualmente o VP de marketing da CloudApp e tem 12 anos de experiência em marketing digital incluindo a liderança de várias equinas na Adobe).

Colaboração Multifuncional: Uma Definição

Em poucas palavras, colaboração multifuncional é quando pessoas de diferentes equipas ou departamentos de uma organização se juntam para completar um objetivo ou projeto específico.

Saiba como colaborar eficazmente com os seus colegas.

Por exemplo, se uma empresa fosse lançar um produto novo, os seus líderes talvez consultassem primeiro a equipa de engenharia para avaliar a exequibilidade da construção do produto, o departamento de vendas para determinar o público-alvo do produto e o preço ideal, e o pessoal do marketing para desenhar estratégias para a promoção eficaz do produto. Cada um destes departamentos tem que trabalhar em harmonia para que a nova linha de produtos seja produzida com eficiência, vender bem e, finalmente, gerar lucros para a empresa.

A colaboração multifuncional ocorre diariamente nas empresas – desde grandes lançamentos de produtos como o descrito anteriormente até pequenas interações habituais entre, digamos, as equipas de marketing e de pós-venda. Mas só porque esta interações são normais não significa que sejam de simples navegação. São muitos os desafios que as empresas podem encontrar quando tentam colaborar multifuncionalmente.

Os Desafios da Colaboração Multifuncional

Existem três grandes desafios na colaboração multifuncional.

Os desafios da colaboração multifuncional podem ser reduzidos a três questões principais: conflitos de interesses, falhas de comunicação e processos de trabalho rígidos. Olhemos para cada um dos desafios individualmente:

Conflito de interesses

Quando cada departamento de uma empresa está mais preocupado com os seus objetivos e iniciativas individuais do que com os objetivos da empresa como um todo – ou pior, quando as equipas departamentais não sabem dizer ao certo quais são os objetivos globais da sua empresa – surgem problemas na colaboração multifuncional.

A chave está na publicitação alargada dentro da empresa dos seus objetivos e garantir que as iniciativas individuais de cada departamento estão alinhadas com estes objetivos. Desta forma, não importa que departamentos trabalham em conjunto, o objetivo final é o mesmo e a equipa não terá que lidar com conflitos de interesses.

Falhas de comunicação

Os problemas de comunicação também podem pôr em causa os esforços de colaboração multifuncional. Por exemplo, há uma boa hipótese da sua equipa de vendas não saber o que são os KPIs, os CTAs e os USPs. Se a sua equipa de marketing estiver constantemente a utilizar linguagem deste género quando trabalha com os representantes de vendas, as falhas de comunicação irão abundar. Felizmente, este desafio à colaboração multifuncional é resolvido facilmente! Indique, simplesmente, às suas equipas para deixarem de utilizar termos técnicos dos seus departamentos e incentive-os a colocarem questões se e quando não compreenderem algo.

Processos de trabalho rígidos

Por último, temos o desafio dos processos de trabalho rígidos. Cada um de nós desenvolve hábitos de trabalho – as nossas rotinas diárias, as ferramentas de software que gostamos de utilizar, etc. Mas muitas vezes, para colaborarmos multifuncionalmente com sucesso, estes processos de trabalhos normais têm que ser ajustados. Isto pode levar a resistências. O truque para mudar os processos de trabalho com sucesso é o ajuste incremental. Não tente mudar tudo de uma vez. Comece com um pequeno projeto e introduza o novo software que a sua equipa tem de utilizar. À medida que vão ficando confortáveis com esta mudança, pode ir introduzindo mais mudanças.

Um Enquadramento de Colaboração Multifuncional Comprovado

Ultrapasse os desafios da colaboração multifuncional com um enquadramento comprovado.

Agora que compreendemos os desafios mais comuns na colaboração multifuncional, podemos construir um enquadramento para ajudar a evitá-los. Aqui estão os quatro pilares de qualquer esforço de colaboração multifuncional de sucesso:

Liderança Forte

Quando múltiplas equipas de juntam para dar início ao processo de colaboração, deve ser nomeado(a) um(a) líder central. Esta pessoa deve ser alguém em quem o grupo confia e com quem pode contar. É responsabilidade do(a) líder manter todos os colaboradores no rumo certo e o grupo a funcionar adequadamente como um todo. Os melhores líderes da colaboração multifuncional são fortes comunicadores que têm um entendimento firme tanto dos objetivos globais da empresa como das iniciativas especificas dos projetos, e pode motivar eficazmente os seus membros de equipa.

Um Plano Minucioso

É, também, extremamente importante ter um plano minucioso para as suas procuras multifuncionais. Em que projetos estão a colaborar as suas equipas e quais são os objetivos de cada um? Qual é a atual situação em relação a esses objetivos? Que membros da equipa serão envolvidos no processo e o que é esperado deles? Quando a colaboração terminar o que se espera ter alcançado?

É fundamental ter uma visão geral que possa ser partilhada com toda a equipa e server de referência aos longo dos seus esforços de colaboração multifuncional. E não se esqueça de incluir pontos de verificação ao longo do processo! Ao verificar periodicamente, com a sua equipa, os progressos, você pode avaliar se está no rumo certo e se é necessária a implementação de alterações maiores. Uma vez criado e aprovado o seu plano, mantenha a sua equipa alinhada com este plano. Assegure-se que cumpre os prazos e se mantém no caminho traçado.

As ferramentas certas

As ferramentas certas podem fazer a colaboração multifuncional muito mais funcional. Ainda que não queira introduzir uma variedade de novas soluções e transformar completamente os processos de trabalho da sua equipa, existem algumas ferramentas de software de colaboração específicas que deve considerar implementar.

Gestão de Projetos

Uma app de gestão de projetos irá ajudá-lo(a) a manter a sua equipa multifuncional organizada e no rumo certo. Felizmente, existem muitas ferramentas de respeito no mercado. Algumas das nossas favoritas são:

• Trello:A Trello é uma ferramenta intuitiva baseada na metodologia Kanban. Os utilizadores podem criar projetos e tarefas rapidamente e colaborar uns com os outros dentro da aplicação. É uma excelente opção para quem quer uma ferramenta altamente visual.
• Asana: A Asanaé uma app de gestão de projetos popular com muitas funcionalidades. Oferece diferentes opções de visualização (Kanban, lista de tarefas e linha temporal) e coloca grande enfase no alcance de metas para ajudar os utilizar a manter o rumo.
• Airtable: A Airtableé uma parte folha de cálculo, uma parte base de dados, e toda ela uma central de energia na gestão de projetos. É uma ferramenta muito flexível que permite que os utilizadores trabalhem da forma que desejam e permaneçam produtivos.

A ferramenta de gestão de projetos que escolher para manter as suas equipas multifuncionais envolvidas e a trabalhar eficientemente irá depender das suas preferências únicas. Mas qualquer uma das apps mencionadas acima é uma excelente opção que vale a pena conhecer melhor.

Comunicação

Ter uma ou duas apps dedicadas à comunicação também o(a) irá ajudar a si e aos seus colaboradores. O email é uma ferramenta valiosa, mas no que respeita às conversas internas da empresa, os seguintes softwares serão mais benéficos:

• Slack: O Slack é uma app de mensagens e colaboração empresarial que permite aos utilizadores conversarem rapidamente uns com os outros, pesquisar e encontrar rapidamente conversas anteriores e até mesmo enviar documentos de um lado para o outro – tudo dentro do software.
• CloudApp: A CloudAppé comunicação visual no seu melhor. Desde o gravador de ecrãs e partilha de vídeos à criação de GIFs e anotações de imagens, os utilizadores adoram a CloudApp porque torna as conversas com os colegas muito mais fáceis e muito mais rápidas.
• Highfive:Para empresas com funcionários em trabalho remoto e/ou em diferentes escritórios, uma app de videoconferência com a Highfive é o ideal. É muito fácil de utilizar e a qualidade tanto do áudio como do vídeo são ótimas.

Como mencionamos antes, as comunicações são um dos maiores desafios da colaboração multifuncional. Não com as apps que listámos! Experimente-as com a sua equipa e aprecie o poder da comunicação eficiente para o impulso da sua empresa.

Um Espírito de Otimização

Finalmente, as melhores colaborações multifuncionais são lideradas por profissionais com olho para a otimização. O que é que aprendeu com o seu último esforço de colaboração? Como é que pode melhorar os seus processos para que a sua próxima colaboração seja mais eficaz que a anterior? Assegure-se que está constantemente a analisar tanto os sucessos como os insucessos das tentativas da sua empresa para colaborar multifuncionalmente. Isto irá permitir-lhe melhorar continuamente. Irá ajudá-lo(a) a perceber quando uma colaboração multifuncional é benéfica e quando não o é.

Nem todos os projetos e iniciativas da empresa são servidos pelos diversos departamentos da melhor forma. Por vezes, um projeto é tratado melhor por uma equipa. Esta poderá ser capaz de completá-lo de forma mais eficiente e com melhores resultados sem terem que interagir com outras funções. É importante ter isto em mente e não assumir automaticamente que a colaboração multifuncional é a resposta.

5 Boas Práticas das Equipas Multifuncionais

Aqui estão cinco boas práticas das equipas multifuncionais.

Agora que você tem um enquadramento sólido para a colaboração multifuncional em torno do qual construir os seus esforços, vejamos algumas boas práticas das equipas multifuncionais. As seguintes cinco dicas poderão ajudá-lo(a) a superar-se quando trabalhar com múltiplos departamentos.

Construir a confiança

Os membros da sua equipa multidisciplinar confiam uns nos outros? Se nunca trabalharam juntos antes, a resposta é provavelmente não – pelo menos, não completamente. As pessoas do mesmo departamento podem sentir-se confortáveis uns com os outros, mas no que respeita a “estranhos”, podem surgir algumas barreiras.

Enquanto líder da sua equipa, você pode ultrapassar esta barreira assegurando-se, primeiro, que os objetivos da sua equipa estão alinhados com os objetivos globais da sua empresa. Você pode, também, querer começar o processo de colaboração com alguns projetos simples. Uma ou duas vitórias rápidas fazem muito pela construção da confiança entre colegas de equipa. E uma vez concluído o projeto, mesmo que seja um pequeno, celebre o sucesso com toda a sua equipa. Isto irá unir os novos colaboradores e ajudar a criar ligações entre eles de uma forma positiva.

Promova a Diversidade

A diversidade no local de trabalho é algo bom. O mesmo é verdade para a sua equipa multifuncional. Quantos mais conjuntos de competências forem aqueles a que tiver acesso melhores e mais competitivos serão os pontos de vista que darão à sua equipa uma melhor oportunidade de, consistentemente, descobrir as soluções certas. Ao escolher pessoas para a sua colaboração multifuncional, procure profissionais com experiências, capacidades e antiguidades diferentes e complementares. Uma variedade etária e de género também pode ser uma ajuda.

No global, as equipas mais eficazes são aquelas que podem olhar para um problema sob qualquer ângulo e encontrar soluções criativas para o resolver. Ao construir uma equipa multifuncional diversa, você irá garantir que isto irá acontecer com maior frequência.

Respeite Cada Departamento

De acordo com B. Kwan na Harvard Business Review, os membros do grupo podem sentir-se ameaçados quando lhes é pedido que “divulguem informação e sacrifiquem a autonomia”. Podem começar a sentir que as suas áreas de competência estão a ser prejudicadas e a preocuparem-se com a possibilidade de se tornarem menos valiosos para a sua empresa. A forma de ultrapassar esta barreira à colaboração é através do reconhecimento de cada membro da equipa pelos contributos que fazem. Deve, também, deixar que cada um saiba que os respeita e agradece o que trazem para a mesa.

E finalmente, assegure-se que as pessoas de cada departamento monitorizam as suas próprias áreas de competência e tenham a palavra final nas matérias que lhe dizem. Por exemplo, transferir para os peritos das vendas as matérias relacionadas com as vendas, para as pessoas do marketing as matérias do marketing e por aí fora.

Incentive Consoante Necessário

Por último, incentive a sua equipa quando necessário. Isto não significa, necessariamente, premiar pelo trabalho bem feito – no entanto, se os seus colaboradores responderem bem a isto, você pode tentar. Mas significa que cada membro da equipa deve entender os benefícios da colaboração para além do simples do simples contributo adicional para o sucesso global da empresa.

Talvez o projeto em que está a trabalhar neste momento aumente a reputação de todos os envolvidos. Ou talvez reduza o volume de trabalho normal que que os membros da equipa terão que realizar diariamente. Ambos resultados são fortes incentivos a uma colaboração eficaz. Assegure-se que cada membro da equipa o que podem ganhar e estes estarão muito mais recetivos à colaboração.

Tenha Sucesso com a Colaboração Multifuncional

Você pode ter sucesso com a colaboração multifuncional!

Você tem, agora, um entendimento mais sólido sobre o que é a colaboração multifuncional, um enquadramento para a colaboração eficaz e algumas boas práticas para garantir o sucesso. Se fossemos reduzir todo este conteúdo a uma só palavra, esta seria “comunicação”. Uma comunicação clara está no cerne de qualquer esforço de colaboração bem-sucedido.

É por isso que estamos entusiasmados por lhe apresentar a CloudApp, a ferramenta de software de gravação de ecrã e vídeo utilizada pela Uber, a Salesforce e a Adobe! Esta Plataforma intuitiva e o seu forte conjunto de funcionalidade irão facilitar a conversação, a partilha de ideias e a conclusão de trabalho importante da sua equipa. Experimente gratuitamente a CloudApp e assista a uma verdadeira colaboração entre departamentos.

Fonte: https://www.getcloudapp.com/blog/cross-functional-collaboration