CASO/EXEMPLO LOCAL
Caso 1. O preço da falta de conhecimento e informação
O Pedro é um jovem, mas experiente programador que assumiu a função de coordenador numa empresa de TI. O Pedro foi substituir o anterior gestor de projeto que se encontrava responsável por um projeto importante para a empresa. Ele estava entusiasmado por começar a trabalhar nesta empresa de grande reputação e neste desafiante e muito interessante. Ele ia coordenar uma equipa de programadores, mas havia alguns desafios: o projeto já havia começado, havia alguns erros desafiantes a serem resolvidos, havia membros novos na equipa.
Quando começou a trabalhar, o Pedro enfrentou o seu principal objetivo. Não existia informação sobre o trabalho feito até ao momento e os membros da equipa não tinham conhecimento do trabalho feito por aqueles que já não faziam parte da equipa nem da empresa. Apesar de assoberbado, era tempo de fazer o seu trabalho e evitar os erros do passado.
O Pedro passou semanas a tentar compreender o trabalho já feito, a discutir o projeto com os seus colegas de equipa, a tentar perceber como foram desenvolvidas as peças do programa, a refazer os passos do trabalho já feito, a trabalhar em soluções para os erros do programa e por aí fora.
Contudo, era claro para o Pedro que não havia espaço para repetir os erros do passo pondo em risco o produto e reputação da empresa. A falta de partilha de informação e conhecimento não podia fazia parte do seu trabalho de equipa.
Para lidar com o problema, o Pedro criou um diário online onde todos os passos do programa eram documentados e acessíveis a toda a equipa. Todos os procedimentos, erros, soluções implementadas, etc. seriam registados neste diário. Com isto, não só todos aqueles que trabalham no projeto teriam acesso ao trabalho, informação e conhecimento produzido por todos os membros da equipa, como também esta solução tornou-se uma ferramenta colaborativa onde todos se poderiam ajudar uns aos outros e, acima de tudo, qualquer pessoa que começasse a trabalhar poderia encontrar aqui toda a informação necessária para realizar o seu trabalho. A ferramenta, com todas as suas boas e más práticas, iria não só apoiar o desenvolvimento do projeto em curso como também estaria disponível para futuros projetos, disponibilizando ideias, informação e conhecimento que se poderia adequar a novos projetos.
Se a criação de um mecanismo para partilha de ideias, informação e conhecimento na equipa de projeto resultou numa boa prática para a empresa, a anterior inexistência de qualquer tipo de prática de partilha custou tempo precioso à empresa e quase colocou em risco um projeto importante.