Estudos de caso

Estudo de caso 1

Capacidade de partilhar conhecimento e ideias dentro da organização

7.1. O que é o conhecimento

País	Portugal
Título	O preço da perca de conhecimento e informação
Sumário	O conhecimento é um recurso extremamente valioso em qualquer organização. Sendo produzido por seres humanos, é muito importante garantir que é este recurso é devidamente armazenado dentro da organização e disponibilizado a todas as partes interessadas. Isto irá não só permitir que o conjunto de conhecimento da organização cresça como também garantir que o conhecimento existente não se perde, comprometendo todos os esforços da organização.
Aspetos Chave	O conhecimento é um recurso poderoso criado apenas pelas pessoas. O processo de partilha de conhecimento e ideias dentro de uma organização é fundamental para o seu crescimento e desenvolvimento. O conhecimento é construído em conjunto e cresce quando partilhado. A experiência e o conhecimento documentado são fundamentais para a criação de conhecimento. Assegure-se que cria as oportunidades para unir os dois e o tornar acessível a todos dentro da organização.
Descrição do estudo de caso	O Pedro é um jovem, mas experiente programador que assumiu um cargo como coordenador de projeto numa empresa TI. O Pedro foi substituir o anterior gestor de projeto, responsável por um projeto importante da empresa. Ele estava entusiasmado por começar nesta empresa de renome e num projeto altamente interessante e desafiante. Ele ia coordenar uma equipa de programadores, mas havia alguns desafios: o projeto já tinha começado, havia alguns erros desafiantes a serem resolvidos, havia alguns membros novos na equipa. Quando começou o seu trabalho, o Pedro enfrentou o seu principal obstáculo. Não havia informação sobre o trabalho feito até ao momento por aqueles que já não faziam parte da equipa e da empresa. Ainda que fosse assoberbante, era tempo de fazer o seu trabalho e evitar os erros do passado. O Pedro passou semanas a tentar compreender o trabalho feito, a discutir o projeto com os seus colegas de equipa, a tentar perceber como é que as partes do programa havia sido desenvolvidas, a refazer passos do trabalho já feito, a trabalhar em soluções para os erros do programa e por aí fora. No entanto, era claro para o Pedro que não havia espaço para repetir os erros do passado e colocar em risco o produto e a reputação da empresa. A falta de partilha de informação e conhecimento não poderiam fazer parte do trabalho desta equipa. Para lidar com o problema, o Pedro criou um diário online onde cada passo do programa era documentado e se encontrava acessível a toda a equipa. Procedimentos, erros, soluções implementadas, etc., eram todos registados neste diário. Com isto, não só todos aqueles a trabalhar no projeto teriam acesso ao trabalho, informação e conhecimento produzido por todos, como também esta solução se tornou numa ferramenta colaborativa onde todos se poderiam ajudar uns aos outros e, acima de tudo, onde qualquer pessoa que começasse a trabalhar no programa encontraria toda a informação necessária para realizar o seu trabalho. A ferramenta, com todas as suas boas e más práticas, daria apoio não só ao desenvolvimento do projeto atual como também ficaria disponível para apoiar projetos futuros, disponibilizando ideias, informação e conhecimento que fosse adequada a novos projetos. Se a criação de um mecanismo para a partilha de ideias, informação e conhecimento na equipa de projeto foi uma boa prática para a empresa, a anterior inexistência de qualquer tipo de prática de partilha custou à empresa tempo precioso e quase colocou em risco um projeto importante.

Estudo de caso 2

Capacidade de partilhar conhecimento e ideias dentro da organização

7.2. Interação e partilha

País	Portugal
Título	Partilha de conhecimento interno para um desempenho ótimo
Sumário	Uma empresa de TI estabelecida e de sucesso comprou uma empresa jovem e promissora num país da América do Sul. Para garantir uma adaptação adequada à cultura interna, processo e práticas de gestão de conhecimento, uma equipa de gestores de diferentes departamentos viajou e passou algumas semanas com a nova equipa nas suas instalações. Ao mesmo tempo, a equipa foi treinada para utilizar ferramentas internas que ligavam os escritórios em diferentes países onde a empresa opera, para apoiar a partilha de conhecimento e apoiar o desenvolvimento de soluções.
Aspetos chave	A socialização desempenha um papel chave no processo de partilha de conhecimento e ideias. Ainda que o conhecimento documentado possa ser de grande importância para a aquisição de novo conhecimento, a contextualização, experiência e estágios são fundamentais para a aquisição de conhecimento não documentado (conhecimento tácito). As ferramentas de TI podem ser muito úteis para apoiar a partilha de conhecimento e ideias dentro de uma organização.
Descrição do estudo de caso	A XPTO, Ltda é uma empresa de TI de sucesso, classificada entre as melhores empresas da Europa para se trabalhar e com uma forte cultura de partilha fluída de conhecimento e ideias. Como parte da sua estratégia de expansão e internacionalização, a XPTO adquiriu uma empresa sul americana promissora. Ainda que esta aquisição fosse muito promissora, com uma equipa jovem, trabalhadora e dinâmica, os processos, práticas e cultura organizacional implementados estavam longe de serem tão eficazes quanto os da XPTO e contribuíram para muitas falhas que estavam a comprometer o desempenho da empresa. Desde o primeiro momento, era claro para a XPTO a importância de trabalhar com a nova equipa para transferir processos, mudar a cultura interna e implementar práticas e canais para ligar esta nova equipa com as equipas da empresa a trabalhar nos escritórios em muitos outros países. Um plano de trabalho colaborativo foi desenhado e colocado em prática. O primeiro passo foi a criação de uma equipa multidisciplinar que viajou e trabalhou com a nova equipa nos seus escritórios durante algumas semanas. Esta aprendizagem entre pares permitiu a transferência de conhecimento e informação para ajudar a nova equipa a emergir na cultura e processos de trabalho da empresa, assim como a imersão nas operações da empresa. Depois do envolvimento pessoal no processo de partilha de conhecimento, a empresa prosseguiu com uma continua interação com a equipa através de plataformas TI de partilha e visitas pessoais regulares. Ao utilizar as plataformas online de partilha da empresa, a nova equipa manteve-se em constante contacto com as equipas de todo o mundo, partilhando informação, conhecimento e discutindo soluções e oportunidades. A transferência de conhecimento bem-sucedida permitiu a expansão da empresa, mantendo a sua vantagem estratégica nuclear – ter o melhor local para ser trabalhar, onde os funcionários se sentem felizes e estão altamente envolvidos e comprometidos com o sucesso dos seus projetos, e detém todas as ferramentas e ambiente para a partilha das suas ideias e conhecimento.