5. 7 Geheimnisse effektiver Teamarbeit, inspiriert vom größten Buch, das je geschrieben wurde

Was haben effektive Teamarbeit und russische Literatur gemeinsam? Warum ist erfolgreiche Teamarbeit so sehr wie eine glückliche Ehe? Wie kann Teamarbeit effektiver gestaltet werden? Beginnen wir mit dieser Prämisse:

Glückliche Teams sind alle gleich; Jedes unglückliche Team ist auf seine Weise unglücklich.

Kennen Sie das Anna-Karenina-Prinzip? Es leitet sich aus dem berühmten ersten Satz von Leo Tolstois bahnbrechendem Roman ab: „Glückliche Familien sind alle gleich; Jede unglückliche Familie ist auf ihre eigene Weise unglücklich.“

Das Prinzip lautet: Damit eine Ehe gedeiht, muss sie in vielerlei Hinsicht gelingen. Wenn Sie und Ihr Partner über Geld streiten, sich über die Elternschaft streiten oder sich in der politischen Ideologie unterscheiden, sind Sie zum Unglück verurteilt – egal, wie glücklich Sie in anderen Bereichen Ihrer Beziehung sind. Bereits 340 v. Chr. betonte Aristoteles das gleiche Prinzip etwas anders: „Männer sind nur in einer Hinsicht gut, aber in vielerlei Hinsicht schlecht.“

Mit anderen Worten, Erfolg besteht nicht darin, nur eine Sache richtig zu machen, sondern viele mögliche Wege zum Scheitern zu vermeiden. Das in Naturwissenschaften und Mathematik beliebte Anna-Karenina-Prinzip gilt für viele Dinge im Leben – einschließlich effektiver Teamarbeit. Wenn Teams ihre Ziele erreichen, ihre Fristen einhalten und ihre KPIs übertreffen wollen, müssen sie in allen kritischen Bereichen erfolgreich sein – und alle üblichen Fallstricke vermeiden.

Was genau ist also dieses magische Rezept für effektive Teamarbeit? In den frühen Tagen des Aufbaus von monday.com haben wir mit Hunderten von Managern gesprochen und all die einzigartigen Gründe diskutiert, warum Teams unzufrieden sind. Wir haben sieben Faktoren entdeckt, die über den Erfolg eines Teams entscheiden.

7 Geheimnisse effektiver Teamarbeit:

1. Klare Ziele setzen
   Stellen Sie sich vor, Sie und Ihr Team besteigen den Mount Everest. Aber anstatt Ihr Team im Voraus auf das vorzubereiten, was Sie tun werden und warum Sie es tun, sagen Sie ihnen einfach, dass sie mit dem Wandern beginnen sollen. Und weisen Sie sie dann an, wohin sie als nächstes gehen sollen. Schritt für Schritt. Ihr Team wird desorientiert und unmotiviert, bereit aufzugeben, wenn der Aufstieg schwierig wird.

Genau so ist es, wenn man sich keine klaren Ziele setzt. Als Manager*in verteilen Sie am Ende eine Aufgabe nach der anderen. Die Menschen verstehen den größeren Kontext ihrer Arbeit nicht und warum sie wichtig ist, deshalb haben sie das Gefühl, dass ihre Arbeit endlos, sinnlos und anstrengend ist. Ihr Team braucht ein spezifisches, messbares Ziel, das ihm hilft, Prioritäten zu setzen, es zu einem endgültigen Ergebnis zu führen und ihm ein Erfolgserlebnis zu geben, wenn es es erreicht hat. Das führt uns zu Punkt Nummer zwei…

2. Transparenz schaffen
   Wenn wir das, was wir bei monday.com erreichen wollen, mit einem Wort beschreiben müssten, wäre es „Transparenz“. Transparenz bedeutet, alles – alle Informationen, Zahlen, Pläne und Herausforderungen – für jeden in Ihrem Team leicht zugänglich zu machen. Wenn Sie Transparenz schaffen, können Sie die volle Intelligenz und Motivation Ihres Teams nutzen. Jeder weiß nicht nur, was Sie tun, sondern auch, warum Sie es tun, und sie verstehen, wie sich selbst die kleinste Aufgabe in das Gesamtbild einfügt.

Mit Transparenz können Sie klare Ziele setzen und alle in Ihrem Team an Bord holen. Sie haben alle Informationen, die sie benötigen, um ihren Beitrag zu leisten, und werden vielleicht sogar dazu inspiriert, innovative und kreative Wege zu finden, um Ihr Ziel zu erreichen. Bei monday.com ist Transparenz die Essenz effektiver Teamarbeit. Das Board ist der Ort, an dem Sie ein Ziel setzen, einen Prozess skizzieren, Eigentum zuweisen und den Stand der Dinge verfolgen können. Eine einfache Tafel enthält alle Informationen und ist für alle sichtbar. Keine Verwirrung und keine Meetings!

3. Entscheiden Sie, was Sie jede Woche erledigen

Niemand kann anhand der es bestehenden Aufgaben erkennen, wo ein dreimonatiges Projekt aktuell steht. Sie verlieren den Bezug zur Realität, wenn Sie anfangen, sich mit einer detaillierten Projekthierarchie und der Frage, welche Teilaufgabe wohin gehört, zu beschäftigen. Im wirklichen Leben wird die eigentliche Arbeit immer durch Termine, Fristen und Verantwortlichkeiten geplant.

Nach Zeit zu führen ist einfach, da Sie eine detaillierte Liste aller Aufgaben erstellen, die Ihr Team diese Woche erledigen wird. Weisen Sie Eigentümerschaft zu, um klarzustellen, wer was tut. Betonen Sie Ihr Ziel noch einmal und machen Sie sich dann an die Arbeit. Das Hinarbeiten auf eine konkrete Frist schafft ein Gefühl der Dringlichkeit und zwingt Ihr Team, kluge Entscheidungen zu treffen, um eure Ziele zu erreichen. Im Team könnt ihr dann das Erreichte Revue passieren lassen und euren gemeinsamen Erfolg feiern.

4. Erkennen Sie die Leistungen der Menschen an

Unzählige wissenschaftliche Studien zeigen, dass die größte Motivation der Menschen nicht Geld ist, sondern Anerkennung. Mit einem einfachen „Toller Leistung beim Ausfüllen von [Füllen Sie die Lücke]!“ beglückwünscht zu werden steigert die Produktivität von Mitarbeiter*innen um das Zehnfache. Aber was passiert, wenn Sie eine Aufgabe in einem herkömmlichen Projektmanagement-Tool als „erledigt“ markieren? Es verschwindet. Niemand weiß es.

Das tötet die Motivation der Leute.

Das ist die Stärke von „done“ in monday.com: Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du sie grün markieren. Es ist unglaublich befriedigend und macht sogar süchtig, alles als grün zu markieren und zu sehen, wie alle Ihre Errungenschaften am Ende jeder Woche aufgereiht sind. Und wenn Sie und Ihre Teamkollegen sich einfach gegenseitig zu einer gut gemachten Arbeit gratulieren können, gibt es keinen besseren Weg, um effektive Teamarbeit aufzubauen. Deshalb nennen wir es „done Therapie“.

5. Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, nicht auf Aufgaben

Die meisten Teammanagement-Tools stützen sich stark auf Hierarchien. Das Problem dabei ist, dass Hierarchien wirklich schwer zu navigieren sind und es immer ein paar verschiedene Möglichkeiten gibt, sie aufzubauen. Wann haben Sie das letzte Mal eine Datei in einem Ordner auf dem Computer einer anderen Person gefunden? Es ist einfacher, stattdessen über Schritte nachzudenken und sie in einem flachen und intuitiven Raster abzubilden. Als wir mit Hunderten von Manager*innen darüber sprachen, wie sie effektive Teamarbeit definieren, erfuhren wir, dass fast jeder Tabellenkalkulationen oder Raster verwendet, um seine Arbeit zu verwalten. Es ist eine einfache Möglichkeit, einen Prozess abzubilden, und noch besser, Sie können ihn für zukünftige Prozesse replizieren.

6. Verfolgen Sie Ihre Arbeit visuell

Unglücklicherweise für Tolstoi sind wir ein der Ära von TL; DR. Wenn Sie sich ein textbasiertes System ansehen – und alle sind textbasiert – müssen Sie lesen, um zu verstehen, wo die Dinge stehen. Das ist ein Problem. Als Menschen nehmen wir visuelle Informationen viel schneller auf als verbale Informationen. Deshalb haben Ampeln Farben, keine Worte. Die farbigen Status zeigen Ihnen sofort, ob etwas „erledigt“, „hängt“ oder „in Bearbeitung“ ist. Wenn Sie in Ihrem Büro ein Board auf einem Bildschirm anzeigen, weiß jeder in Ihrem Team genau, wo die Dinge stehen. Visuals sind effektiv, nicht offen für Interpretationen und für jeden klar.

7. Kommunizieren Sie an einem Ort

E-Mail, Check-Ins, Chat, Mitarbeiter*innenbesprechungen und Skype-Anrufe – es gibt endlose Kommunikationsmöglichkeiten. Und doch sind vertauschte Kabel und kaputte Telefonspiele ein ständiges Problem für Teams. Das Ergebnis sind mehr Meetings, mehr E-Mails und mehr verschwendete Zeit. Hier bei monday.com haben wir E-Mails fast vollständig abgeschafft und die gesamte Kommunikation in unserem Produkt zentralisiert. Der Vorteil davon ist, dass alle Updates immer im Kontext stehen und Sie Ihre Dateien (Bilder, Dokumente usw.) direkt in das Update ziehen und dort ablegen können. Voila, alle Informationen, die Sie brauchen, sind da und für jeden in Ihrem Team sichtbar.

Auf den Punkt gebracht: Was macht Teamarbeit effektiv?

Am Ende lässt sich effektive Teamarbeit so einfach zusammenfassen: Es geht um Menschen, nicht um Projekte. So viele Projektmanagement-Tools behandeln Menschen als Nebenprodukt oder sekundäre Ressource inmitten der Hierarchie von Aufgaben und Teilaufgaben. Aber das ist ein Fehler.

Wenn Sie sich darauf konzentrieren, was Menschen bewegt – was sie antreibt, was für sie selbstverständlich ist, was ihnen Spaß macht – können Sie ihr volles Potenzial nutzen, um schneller voranzukommen und gemeinsam unglaubliche Dinge zu erreichen. Und das unterscheidet monday.com so stark von allen anderen Projektmanagement-Tools auf dem Markt: Wir konzentrieren uns auf alle wirklichen Faktoren, die tatsächlich zu effektiver Teamarbeit beitragen.

Quelle: 7 Secrets to Effective Teamwork (as Reported by Hundreds of Teams) (monday.com)