6. 10 Tipps, um Informationen effektiver zu teilen
In Zeiten von Hybrid-, Fern- und Schreibtischarbeit ist der effektive Austausch von Informationen der Schlüssel zur internen Kommunikation und Mitarbeiterbindung. Hier sind unsere Top 10 Tipps!
- Definieren Sie Ihren Kommunikations-„Stack“
Als Technologieunternehmen denken wir oft über unseren „Technologie-Stack“ nach; das sind all die verschiedenen Softwares und Produkte, die wir verwenden, um etwas zu bauen. Ein Beispiel ist ein „Frontend-Stack“ aus HTML, CSS und Javascript. Wenn es darum geht, über den Austausch von Informationen nachzudenken, können Sie dieselbe Methode anwenden. Zum Beispiel die Aufteilung der Kommunikation in Online- und Offline-Kanäle:
Möglichkeiten der Online-Kommunikation in einem Unternehmen
- Instant Messaging (z. B. Slack) – für schnelle Kommunikation.
- E-Mail – für offizielle Mitteilungen.
- Firmen-Wiki – für geteiltes Wissen.
- Google Docs – zum Teilen von Informationen.
- Yammer – für „Wasserspender“-Chat.
Wege zur Offline-Kommunikation in einem Unternehmen
- Tägliche Stand-Ups.
- Wöchentliche Teambesprechungen.
- Monatliche Firmenversammlungen.
- Vierteljährliche All-Hands-Meetings.
- Jährliche Firmenklausuren.
- Transparenz bestimmen
Wenn es um den Austausch von Informationen geht, ist Transparenz unglaublich wichtig; es ist einer der Grundsteine des Mitarbeiterengagements. In einigen Start-ups wie Buffer wird alles, von Unternehmensgehältern über Eigenkapital bis hin zu Unternehmenseinnahmen, transparent auf einer Reihe von Dashboards geteilt. Ob Sie so transparent, vollständig privat oder irgendwo dazwischen sind, es wird sich darauf auswirken, wie Sie Informationen teilen.
Bei Screen Cloud möchten wir, wo immer möglich, eine flache Kommunikationshierarchie haben. Das bedeutet, dass der Großteil unserer Kommunikation in Slack stattfindet. Nachrichten werden in verschiedenen Kanälen kategorisiert (z. B. #HR), und wichtige Nachrichten können oben in diesen Kanälen angeheftet werden. Diese Kanäle können auch öffentlich oder privat gemacht werden, und Einzelpersonen können über Nachrichten benachrichtigt werden, indem sie sie markieren.
- Zu teilende Informationen vs. zu erfassende Informationen
Instant-Nature-Tools wie Slack, Yammer und Skype laden Sie ein, zu entscheiden, welche Informationen Sie teilen möchten und was Sie erfassen müssen. Hier ist ein Beispiel: Sie können Ihre Gedanken zu einer Präsentation per WhatsApp an einen Kollegen auf dem Weg ins Büro senden. Sind diese Informationen nur zum Teilen oder Informationen, die erfasst werden müssen? Die Unterstützung beim Aufbau einer Kultur und Struktur für das Management von Wissen ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiveren Informationsaustauschs.
- New-Age-Methoden zum Teilen von Informationen
Je nach Alter und Erfahrung Ihres Teams werden einige in eine Zeit hineingeboren, in der der Informationsaustausch fest in E-Mails verankert war.
Heute ist es viel üblicher, ein Firmenmemo per Nachricht zu erhalten. Es ist augenblicklich, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit gesehen und bringt die Informationen schneller dorthin, wo sie benötigt werden. Gleichzeitig werden diese Informationen nur an Absender und Empfänger weitergegeben. Es befindet sich nicht einmal auf „digitalem Firmeneigentum“. Aber was wäre, wenn diese Nachricht eine wichtige Präsentation oder einige Schlüsselzahlen wäre? Auszuarbeiten, wie neue Methoden des Informationsaustauschs zu Ihrer Organisation und Ihrem Team passen, ist der Schlüssel zur Entscheidung, was Sie wo teilen.
- Teilen Sie mit, wo Mitarbeiter bereits sind
Das bringt uns dazu, darüber nachzudenken, Informationen dort zu teilen, wo sich Ihre Mitarbeiter*innen bereits befinden. Einer unserer Kunden – 3M – hat Mitarbeiter*innen an mehr als 150 Standorten. Wir haben sie gefragt, warum sie Digital Signage verwenden, um mit Mitarbeitern zu kommunizieren:
„Bei 3M gibt es intern ständig viele Updates, und es ist sehr schwierig für uns, jedes Mal ein Meeting abzuhalten, um etwas anzukündigen. Wir senden vielleicht eine E-Mail mit Informationen, aber unsere Wissenschaftler haben bereits Hunderte von E-Mails in ihrem Posteingang. Unsere Idee war, ein System zu finden, in dem wir eine Nachricht veröffentlichen können und alle gleichzeitig diese Nachricht an drei Bürostandorten sehen können.“
Lücken dort zu finden, wo sich Ihre Mitarbeiter bereits befinden, und sie zur Kommunikation zu nutzen, ist eine großartige Möglichkeit, Informationen ganzheitlicher auszutauschen.
- Sagen Sie den Leuten, wie sie kommunizieren sollen
Jeder weiß, wie man kommuniziert, aber nicht jeder weiß, wie man effektiv kommuniziert. Human Made ist eine Entwicklungsagentur, die WordPress-Websites erstellt. In ihrem Handbuch haben sie einen ganzen Abschnitt der „Kommunikation“ gewidmet.
Dies umfasst Bereiche wie:
- Die Wichtigkeit, sich persönlich zu treffen.
- Wie viele Informationen ein Mitarbeiter „auf dem Laufenden“ halten muss (Hinweis: nur die Dinge, die für seine spezifische Rolle wichtig sind).
- Wie man Informationen über eine Vielzahl von Kanälen wie Slack, E-Mail und P2 (ein Mikro-Blogging-System) teilt.
Dies ist eine großartige Möglichkeit, frühzeitig Erwartungen zu wecken und allen zu helfen, genau zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, wenn es um Kommunikation geht.
- Fördern Sie den wechselseitigen Dialog
Die meisten modernen Unternehmen wissen, dass der Austausch von Informationen nicht nur eine Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeiter*innen ist. Der Dialog in beide Richtungen und die Erhöhung der Feedback-Schleife sind für den Austausch und das Verständnis von Informationen unerlässlich.
Quelle: https://www.centercode.com/blog/2016/03/validating-your-beta-testers-by-closing-the-feedback-loop
Feedbackschleifen, wie das oben gezeigte Beispiel, fördern eine authentische Kommunikation und führen zu einer positiven Beziehung, in der sich alle gehört und angesprochen fühlen.
- Suchen Sie nach Blindstellen
Wenn Sie ein Hybrid-, Remote- oder Deskless-Team haben, gibt es „blinde Flecken“ in Bezug darauf, wie und wo Informationen ausgetauscht werden. Wenn ein/e Mitarbeiter/in beispielsweise eine Besprechung verpasst, wie erhält sie/er Zugriff auf das, was geteilt wurde? Oder wie teilen Sie wichtige Ankündigungen mit Mitarbeiter*innen ohne (fixen) Schreibtisch?
Einen Prozess zur Dokumentation, Aufzeichnung und Weitergabe verpasster Informationen zu haben und diese allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, ist eine gute Möglichkeit, blinde Flecken zu umgehen.
Wenn wir beispielsweise jeden Monat unser monatliches All Hands abhalten, zeichnen wir die Sitzung auf und teilen sie über Tools wie Wistia, Loom oder Crowdcast, damit die Mitarbeiter*innen auf dem Laufenden bleiben können. Dies ist besonders nützlich für Büros in verschiedenen Zeitzonen.
- Geben Sie den Mitarbeiter*innen Macht
Einige Mitarbeiter*innen werden davon profitieren, wenn sie gebeten werden, ihr Wissen und ihre Unternehmensprozesse zu dokumentieren. Das Einbeziehen spezifischer „Informations-Evangelisten“ aus Ihrem Unternehmen kann dazu beitragen, interne Wikis, Dokumente und Benutzerdatenbanken auf dem neuesten Stand zu halten, ohne Ressourcen übermäßig zu belasten.
Denken Sie an reddit: eine Community, in der Informationen und Ideen in Form von „Threads“ geteilt werden, wobei jeden Tag Millionen neuer Nachrichten entstehen. Der größte Teil der Moderation von reddit wird von Benutzern oder „Moderatoren“, wie sie genannt werden, durchgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass reddit nicht Hunderte von Mitarbeiter*innen beschäftigen muss, um Kommentare zu sichten. Stattdessen übergeben sie die Zügel an Leute, die Expert*innen in diesen Themen sind, zum Beispiel eine/n Naturwissenschaftler/in, der(die den r/science-Thread moderiert. Mitarbeiter*innen sind oft am besten in der Lage, die Informationsbereiche zu moderieren und zu pflegen, die sie am besten kennen. Warum also soll man sie es nicht machen lassen?
- Erfolg messen
Wenn es um den Austausch von Informationen geht, ist es eine gute Idee, den Erfolg Ihrer Methoden zu messen. Dies könnte eine Mitarbeiter*innenbefragung sein, um Informationslücken, Blockaden und Schwachstellen zu lokalisieren. Es könnte auch sein, herauszufinden, wo Informationen nicht geteilt werden und was die Ursachen dafür sind. Wenn Sie ein webbasiertes Wiki oder Wissenssystem verwenden, können Sie sogar Analysen verwenden, um die am häufigsten angeklickten oder gesuchten Begriffe anzuzeigen, sowie ein Abstimmungssystem für Mitarbeiter*innen, um Feedback zu geben, wie nützlich sie die Informationen finden. Dies ist etwas, das Sie häufig für eine Kundeninformationsdatenbank verwenden würden. Warum also nicht dasselbe für Ihr internes Wissen verwenden?
Quelle: Ten Tips to Share Information More Effectively