1. Skuteczna komunikacja w pracy: co to jest?
Akt komunikacji sprawia, że społeczeństwa funkcjonują w sposób funkcjonalny. W miejscu pracy ważne jest zrozumienie pojęcia skutecznej komunikacji jako sposobu budowania relacji z pracownikami, którzy są integralną częścią procesu pracy. Skuteczna komunikacja zwiększa produktywność firmy; dobre zrozumienie sprawia, że wszystko przebiega sprawniej i szybciej. W ciągu dnia pracy nieustannie otrzymujemy polecenia, przekazujemy informacje i koordynujemy pracę zespołów roboczych. Wszystkie te zadania i relacje wiążą się z komunikacją, dlatego tak ważne jest osiągnięcie dobrych i efektywnych połączeń w organizacjach pracy.
Otwarta postawa
Otwarta postawa jest początkiem i końcem pozytywnej kultury komunikacji. Konflikty mogą być szybko rozwiązywane tylko wtedy, gdy współpracownicy i przełożeni rozmawiają ze sobą szczerze. Częściej jednak niż można się spodziewać, dochodzi do intryg, negatywnych komentarzy, a nawet mobbingu. Niektórzy obgadują kolegów za plecami lub celowo zatajają informacje, aby osiągnąć zysk, ale to nie tworzy wydajnych zespołów, co jest wystarczającym powodem, aby starać się jak najszybciej wyeliminować istniejące problemy.
Otwarta postawa jest ważna także w kulturze dyskusji. Konstruktywne dyskusje mogą mieć miejsce tylko wtedy, gdy jedna strona uznaje zdanie drugiej za możliwe rozwiązanie. Uparte trzymanie się jednego punktu widzenia prowadzi do nieuchronnego zastoju w realizacji projektów. Z drugiej strony, jeśli wszystkie strony otwarcie dyskutują na temat swojego wkładu, pomysły mogą się wzajemnie uzupełniać, co wzmacnia zarówno kreatywność, jak i produktywność.
- Jasność
Słaba komunikacja w pracy nie zawsze wynika z braku chęci lub złych intencji, ale także z braku umiejętności niezbędnych do porozumiewania się. Gdy w rozmowach brakuje jasności lub informacje nie są przekazywane prawidłowo, bardzo łatwo dochodzi do nieporozumień. Dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę na jasne formułowanie tego, co chce się przekazać. Czy to w e-mailu, na spotkaniu, czy podczas rozmowy w kawiarni: ukrywanie prawdziwego przekazu za pustymi słowami przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Co więcej, szczególnie skomplikowane tematy należy wyjaśniać szczegółowo, aby nie powodowały u odbiorcy braku zainteresowania lub niezrozumienia. Powtarzanie informacji i zadawanie pytań to dwa skuteczne sposoby pomagające wyjaśnić złożone fakty.
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni zwracać uwagę na efekt, jaki wywołują słowa pisane i mówione. Nieprzemyślany ton jest szybko źle rozumiany. Dlatego jasne wyrażanie się w takich przypadkach pomaga uniknąć konfliktów i pracować bardziej celowo.
- Szacunek
Uprzejmość, grzeczność i wzajemny szacunek, zarówno między równymi sobie, jak i między przełożonymi a pracownikami. Nic tak skutecznie nie tworzy złego środowiska pracy, jak brak szacunku. Wiele osób na odpowiedzialnych stanowiskach ma tendencję do stosowania agresywnego stylu przywództwa, aby zaznaczyć swoją władzę. Jednak o wiele skuteczniejsze jest traktowanie pracowników z szacunkiem. W ten sposób nie tylko są oni bardziej zadowoleni z pracy, ale także chętniej się w nią angażują. Szacunek musi być jednak wzajemny, tzn. pracownicy muszą również starać się traktować swoich przełożonych z szacunkiem.
- Gotowość do słuchania
Komunikacja nie jest ulicą jednokierunkową: mówca musi być również słuchany. Umiejętność słuchania innych jest równie ważna, jak umiejętność jasnego wyrażania się. Dlatego w dobrej komunikacji w pracy za kluczowe uważa się zapewnienie drugiej stronie czasu na wypowiedź bez przerywania jej w połowie. Należy także wykazać się empatią, umieć naprawdę słuchać i reagować na to, co zostało powiedziane. To nie to samo, co siedzieć cicho, gdy ktoś inny mówi, niekoniecznie zwracając na to uwagę. Zrozumiała postawa jest więc czynnikiem decydującym zarówno w rozmowach zawodowych, jak i tych o zabarwieniu emocjonalnym. Gdy zrozumienie drugiej osoby jest trudne, pomocne może być zadawanie pytań, co z kolei wysyła pozytywne sygnały do rozmówcy.
- Przyznawanie się do błędów
Nikt nie jest doskonały. Wszyscy o tym wiedzą, ale bardzo niewiele osób lubi się do tego przyznawać. To właśnie otwarte przyznawanie się do błędów stanowi dobrą podstawę do komunikacji. Szczere przeprosiny mają działanie rozbrajające: otwarte przyznanie się do błędu zazwyczaj ma pozytywny wpływ na drugą osobę. Dlatego należy odrzucić pogląd, że przyznanie się do błędu jest oznaką słabości. Ci, którzy to robią i ponoszą konsekwencje, wykazują się siłą charakteru.