3. Skuteczna komunikacja wirtualna
Obecnie, w środowisku biznesowym, skuteczna komunikacja wirtualna jest podstawą. Ze względu na szybką cyfryzację świata i następstwa wirusa COVID-19 wiele firm zatrudnia zdalnych pracowników. Organizacje mają obecnie biura na całym świecie, a jeśli nie, to prawdopodobnie prowadzą interesy przynajmniej z innym krajem. Z tego powodu ważne jest, by pracownicy wiedzieli, jak prowadzić skuteczną komunikację wirtualną, ponieważ zapewni to firmie osiągnięcie jej celów.
Korzystanie z właściwych technologii
Istnieje wiele opcji technologicznych, które umożliwiają pracownikom wirtualną komunikację. Oprócz rozmów telefonicznych i e-maili, firmy mogą korzystać z platform komunikatorów internetowych, takich jak Skype, które pozwalają pracownikom szybko wysyłać wiadomości i informować się nawzajem. Dostępne są również narzędzia takie jak Slack, które ułatwiają współpracę i organizowanie projektów, oraz narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom i GoToMeeting, które są znane z wirtualnej komunikacji twarzą w twarz.
Chociaż do wyboru jest wiele opcji, ważne jest, aby do każdego zadania wybrać najbardziej odpowiednią technologię. Na przykład, nie ma potrzeby organizowania wideokonferencji, aby zadać proste pytanie, ponieważ bardziej odpowiednie będzie wysłanie wiadomości błyskawicznej. Podobnie JIRA jest platformą do zarządzania projektami, która umożliwia śledzenie aktualizacji projektów, dzięki czemu nie gubią się one w skrzynce odbiorczej.
Źródło: https://all-free-download.com/free-vector/download/communication-technologies-concept_6813980.html (Photo by Peecheey)
Bądź w pełni obecny w komunikacji wirtualnej
Wielozadaniowość w pracy jest bardzo ważna dla zachowania produktywności, ale może obniżać jakość pracy i rozpraszać uwagę. Z tego powodu pracownicy muszą być aktywnie skoncentrowani i minimalizować czynniki rozpraszające podczas rozmów na czacie. Jednym ze sposobów jest stawienie czoła impulsowi do sprawdzenia poczty elektronicznej lub wysłania SMS-a do przyjaciela podczas wirtualnego spotkania lub informowania kolegów z zespołu. Ponadto współpracownicy najprawdopodobniej nie będą znajdować się w tym samym miejscu, dlatego należy zadbać o to, aby cała komunikacja była skoncentrowana, dokładna i zrozumiała.
Cele, zamierzenia i wyniki państwa
Podobnie jak w przypadku komunikacji osobistej, komunikacja wirtualna może zboczyć z kursu. Dlatego dla dobra czasu wszystkich uczestników należy przekazać cele, intencje i zarys konkretnych rezultatów. Do spotkań wirtualnych należy przygotowywać się w taki sam sposób, jak do spotkań bezpośrednich. Jeśli to Ty jesteś gospodarzem spotkania, przygotuj porządek obrad i roześlij go uczestnikom z wyprzedzeniem, aby mogli się przygotować. Jeśli natomiast sam uczestniczysz w spotkaniu, sprawdź porządek obrad i przygotuj swój wkład.
W przypadku komunikacji tekstowej, takiej jak e-maile i wiadomości, pamiętaj, aby odpowiedzieć nadawcy, że przeczytałeś wiadomość. Proste „dziękuję za aktualizację” po otrzymaniu wiadomości może być tym, czego potrzebuje Twój współpracownik.
Informuj zespoły na bieżąco
Skuteczna komunikacja wirtualna wymaga wiarygodności i szybkiej reakcji. Ponieważ język ciała i ton głosu mogą w niektórych rodzajach komunikacji wirtualnej stracić poczucie kierunku, dobrze jest wiedzieć, co odbiorca może, a czego nie może stwierdzić na podstawie Twojej wiadomości. Na przykład, załóżmy, że wiadomość na Slacku wyprowadziła Cię z równowagi, powinieneś o tym powiedzieć, ponieważ nadawca najprawdopodobniej nie zdawał sobie z tego sprawy, ponieważ nie widział Twojego sposobu bycia ani nie słyszał Twojego głosu.
Ponadto, gdy aktualizujesz dane w zespołach, musisz być dostępny w godzinach pracy, aby móc odpowiadać współpracownikom w odpowiednim czasie. Zazwyczaj zespoły zdalne zajmują się sprawami, które wymagają czasu, i nie mogą czekać godzinami na odpowiedź. Z tego względu należy się upewnić, że wszystkie używane przez nas wirtualne kanały komunikacji są otwarte na komputerze w godzinach pracy, aby można było otrzymywać powiadomienia i odpowiadać na nie w każdym przypadku.