3. Przez ekran: wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji wirtualnej

Od 2020 r. zmienił się nasz sposób kontaktowania się z ludźmi, nie tylko z bliskimi, ale także ze współpracownikami. Wirtualność była sposobem na kontynuowanie pracy, gdy nie mogliśmy się widzieć osobiście i stała się najlepszą opcją kontaktu na odległość.

Chociaż ograniczenia nie są już tak ścisłe jak rok temu, wirtualność pod pewnymi względami nie zniknie. Wiele firm odkryło, że może to być efektywny i funkcjonalny sposób pracy, dlatego też dynamika pracy dostosowała się do tej zmiany. Zatem komunikacja również powinna się do tego dostosować:

Bądź świadomy swoich zachowań w sieci: wirtualność, mimo że jest nieco onieśmielająca, nie powinna być powodem do zaniedbywania naszych umiejętności komunikacyjnych. Upewnijcie się, że macie dobre połączenie i że niezbędne elementy technologiczne działają prawidłowo; przekazujcie swoje opinie w sposób asertywny, nie okazując przy tym pretensji ani agresji w stosunku do rozmówcy, i nie zaniedbujcie komunikacji werbalnej. Te klucze pomogą Ci pozostać w teraźniejszości, kiedy jesteś online.

• Aktywne słuchanie jest niezbędne: zanim zaczniesz mówić, musisz słuchać. Ten gest odbioru jest najlepszym wskaźnikiem tego, jak przebiega rozmowa. Robimy to, gdy rozpoznajemy stwierdzenia – należy wyjaśnić, że „rozpoznać” to nie znaczy „zgodzić się” i rozumiemy, czyli jesteśmy świadomi opinii. Jeśli rozmowa staje się napięta lub silnie nacechowana emocjonalnie, najlepiej stworzyć bezpieczną przestrzeń do wypowiedzi, odsunąć się od treści i zresetować umysł.
• Pamiętaj o okazywaniu emocji: okazywanie emocji zwiększy Twoją skuteczność komunikacyjną. Jest to szczególnie ważne w trudnych rozmowach, więc nie pozwól, by ekran znieczulił Twoją ekspresję. Takie zachowanie zwiększy pewność siebie w rozmowie. Należy pamiętać, że ton głosu może demonstrować pewne emocje, dobrze go kontrolować i uśmiechać się, gdy jest to wskazane – pozwoli to rozładować napięcie i sprawi, że dialog będzie przebiegał optymalnie.
• Radzenie sobie ze skrajnymi poziomami reakcji: osoby o niezwykle wysokim lub niskim poziomie reakcji stwarzają pewne problemy, a sposób radzenia sobie z nimi zależy od umiejętności komunikacyjnych. Ważne jest, aby zachować skupienie i jasność faktów, jeśli ludzie wydają się nie reagować; ważne jest, aby nie próbować wypełniać luki komunikacyjnej, ponieważ można pogorszyć sytuację. Podczas spotkania należy sprawdzać opinie i wkład WSZYSTKICH uczestników i doceniać je.
• Nie pozwól, aby dyskusje doprowadziły do załamania komunikacji: kiedy spotkanie jest efektywne, ludzie reagują pozytywnie lub konstruktywnie na wypowiedzi innych. W takim przypadku komunikacja jest w stanie zadowalającym. Jeśli jednak spotkanie nie jest efektywne, a napięcie rośnie, istnieje ryzyko załamania się komunikacji i jest to najgorszy scenariusz, więc jeśli do tego dojdzie, poświęcenie czasu na słuchanie da Ci przestrzeń i spokój, by w pełni rozważyć inne opinie.

Korzyści wynikające z efektywnej komunikacji i pracy zespołowej

Aby uwzględnić rzeczywisty wpływ dobrej komunikacji w środowisku pracy, należy zwrócić uwagę na wszystkie aspekty, które zapobiegają konfliktom lub nieporozumieniom i pomagają pracownikom wzajemnie się wspierać. Efektywna komunikacja w pracy przynosi liczne korzyści:

• Podział zadań i zasobów w bardziej efektywny sposób, co pomaga skrócić czas produkcji.
• Motywowanie pracowników w zdrowy sposób. Dzięki efektywnej komunikacji będą oni czuli się bardziej zaangażowani w realizację celów, współpracowników i lidera, który ich koordynuje.
• Zespół koncentruje się na konkretnych celach, co pozwala wszystkim podążać w tym samym kierunku, ponieważ nie ma nieporozumień ani błędów wynikających z niedostatecznej komunikacji.
• Wszyscy członkowie zespołu czują się wysłuchani i mają prawo głosu.