4. Prowadzenie skutecznej prezentacji

Komunikacja werbalna ma różne aspekty, które sprawiają, że każda technika i umiejętność jest wyjątkowa, ale kiedy skupiamy się na przeprowadzeniu skutecznej prezentacji, musimy pamiętać o kilku kwestiach. Na przykład, jak wspomniano wcześniej, komunikacja niewerbalna ma kluczowe znaczenie dla budowania więzi z każdym słuchaczem. Spoglądanie ludziom w oczy, poruszanie rękami i ciałem w celu utrzymania entuzjazmu, uśmiechanie się i potakiwanie dodadzą pewności siebie, entuzjazmu i wiarygodności Twojemu przekazowi. Częstym błędem jest to, że niektórzy prezenterzy odwracają się tyłem do publiczności, aby spojrzeć na prezentowany materiał. Taka postawa może wydawać się naturalna, ale stwarza dystans między mówcą a słuchaczami. Można to naprawić, stosując podejście „reportera pogodowego” – stając obok materiału i zwracając się twarzą do publiczności, gdy porusza się dany temat, zwraca się na niego odpowiednią uwagę.

Sposób mówienia i poruszania się może być równie ważny, a nawet ważniejszy niż mowa ciała. Jeśli głos mówcy jest monotonny, nie zmienia wysokości i pozostaje w jednym miejscu, publiczność na pewno się wyłączy i zacznie marzyć, niezależnie od tego, jak ciekawy jest temat. Głośność i intonacja głosu powinny być celowo wykorzystywane, aby podkreślić i pomóc w przedstawieniu swoich racji oraz przyciągnąć i pobudzić słuchaczy. To samo dotyczy ruchów ciała. Przemieszczanie się z jednego miejsca na drugie sprawia, że słuchacze muszą ponownie ustawić wzrok i uwagę, a także głowę, co utrzymuje ich w stanie aktywności. Należy jednak pamiętać, że przesadne lub ciągłe ruchy mogą rozpraszać uwagę i sprawiać wrażenie, że jest się zdenerwowanym.

Kolejnym ważnym aspektem skutecznej prezentacji jest właściwe wykorzystanie materiałów pomocniczych. W dzisiejszych czasach prezenterzy mają dostęp do ogromnej kolekcji dźwięków, obrazów, klipów wideo i grafik, które można wykorzystać pojedynczo lub w połączeniu z innymi materiałami. Niestety, większość prelegentów nie potrafi właściwie wykorzystać tych materiałów na swoją korzyść. Zamiast dodawać każdą cechę lub element we właściwym momencie, aby uzyskać odpowiedni efekt, prezenterzy mogą dodawać je w sposób bezcelowy. Ponadto ich prezentacja może służyć głównie temu, aby mówca był poinformowany o temacie, zamiast zaspokajać potrzeby informacyjne słuchaczy. Najlepsze praktyki zalecają, by prezenterzy wybierali materiały, które wspierają ich styl interpersonalny, potwierdzają ich główne punkty widzenia oraz przedstawiają i wspierają ich przekaz ustny w odpowiednim momencie.

Źródło: https://slidemodel.com/23-powerpoint-presentation-tips-creating-engaging-interactive-presentations/ (Zdjęcie autorstwa Slide Model)

I wreszcie, ważne jest uwzględnienie płynności i czasu. Płynność oznacza kolejność przedstawiania punktów, łatwość dokonywania przejść oraz umiejętność otwierania i zamykania wystąpień w taki sposób, aby wzmocnić oddziaływanie na słuchaczy. Niektórzy mówcy lubią zaczynać od mocnego uderzenia i lekko kończyć, podczas gdy inni lubią budować atmosferę wyczekiwania i kończyć w kulminacyjnym momencie. Kolejnym czynnikiem jest wyczucie czasu, ponieważ informacje należy przekazywać wtedy, gdy słuchacze są gotowi je przyjąć. Dlatego też materiały trudne do zrozumienia powinny być ujawniane po przedstawieniu odpowiednich ram, a informacje kontrowersyjne – po zbudowaniu zaufania słuchaczy. Ponadto prezentacje powinny zaczynać się i kończyć zgodnie z planem, aby uniknąć wzburzenia słuchaczy.