5. Siedem sekretów efektywnej pracy zespołowej
Praca zespołowa jest niezbędna we współczesnym świecie biznesu. Jest ważnym składnikiem dobrze prosperujących organizacji i z tego powodu wszyscy muszą ze sobą dobrze współpracować. Efektywna praca zespołowa nie zdarza się tak po prostu – wymaga umiejętności rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji, komunikacji i umiejętności interpersonalnych. Stworzenie wspaniałego zespołu wymaga zupełnie nowego zestawu umiejętności miękkich, które nie przychodzą łatwo. Członkowie zespołu muszą wyrażać swoje opinie, radzić sobie z agresywnymi osobowościami i pokonywać różnice zdań. Przede wszystkim jednak członkowie muszą wziąć osobistą odpowiedzialność za osiąganie wyników.
Mądrzy liderzy wiedzą, że aby ich zespoły dobrze pracowały, muszą dokładnie określić umiejętności pracowników i przydzielać im zadania, które są dobrze dopasowane do ich możliwości. Tworząc zespoły, wybierają ludzi, co do których mają przeczucie, że będą dobrze ze sobą współpracować. Połączone wysiłki członków zespołu przynoszą doskonałe rezultaty i budują poczucie solidarności w organizacji. Jak więc sprawdzić, czy Twój zespół pracuje ze sobą na mistrzowskim poziomie?
- Wyznacz jasne cele
Wyobraź sobie, że Ty i Twój zespół wspinacie się na Mount Everest. Ale zamiast wcześniej przygotować zespół do tego, co będziecie robić i dlaczego to robicie, po prostu mówicie im, żeby zaczęli wędrować. A następnie wskazujesz im, gdzie mają stawiać kolejne kroki. Krok za krokiem. Twój zespół staje się zdezorientowany i pozbawiony motywacji, gotowy do poddania się, gdy wspinaczka staje się trudna. Tak właśnie wygląda sytuacja, gdy nie stawiasz sobie jasnych celów. Jako menedżer kończysz na rozdawaniu zadania za zadaniem. Ludzie nie rozumieją większego kontekstu swojej pracy i dlaczego jest ona ważna, więc czują, że ich praca jest niekończąca się, bezcelowa i wyczerpująca. Twój zespół potrzebuje konkretnego, wymiernego celu, który pomoże mu ustalić priorytety, poprowadzi go w kierunku ostatecznego rezultatu i da mu poczucie osiągnięcia celu.
- Twórz przejrzystość
Przejrzystość oznacza udostępnianie wszystkiego – wszystkich informacji, liczb, planów i wyzwań – wszystkim członkom zespołu. Kiedy tworzysz przejrzystość, możesz wykorzystać całą inteligencję i motywację swojego zespołu. Wszyscy nie tylko wiedzą, co robisz, ale także dlaczego to robisz, i rozumieją, jak nawet najmniejsze zadanie wpisuje się w szerszy obraz. Dzięki przejrzystości można wyznaczyć jasne cele i sprawić, by wszyscy w zespole się do nich przyłączyli.
Tablica lub ekran komputera to miejsce, w którym można wyznaczyć cel, nakreślić proces, przypisać odpowiedzialność i śledzić, na jakim etapie są wszystkie działania. Jedna prosta tablica zawiera wszystkie informacje i każdy może je zobaczyć. Bez zamieszania i bez spotkań.
Wszyscy mają wszystkie informacje, których potrzebują, aby wnieść swój wkład, a nawet mogą zostać zainspirowani do znalezienia innowacyjnych i kreatywnych sposobów na osiągnięcie celu.
- Zdecyduj, co będziesz realizować w każdym tygodniu
Nikt nie jest w stanie ocenić, jak wygląda trzymiesięczny projekt na podstawie zadań, które się na niego składają. Tracisz kontakt z rzeczywistością, gdy zaczynasz obsesyjnie myśleć o szczegółowej hierarchii projektu i o tym, które podzadanie przypada na które miejsce. W prawdziwym życiu rzeczywista praca jest zawsze zaplanowana według dat, terminów i przydziału odpowiedzialności.
Zarządzanie czasem jest proste – wystarczy sporządzić szczegółową listę wszystkich zadań, które zespół ma wykonać w tym tygodniu. Przydziel odpowiedzialność, aby było jasne, kto co robi. Ponownie podkreśl swój cel, a następnie zabierz się do pracy. Praca nad konkretnym terminem stwarza poczucie pilności i zmusza zespół do podejmowania mądrych decyzji, aby osiągnąć cel. Następnie jako zespół możecie podsumować to, co udało się osiągnąć, i wspólnie świętować sukces.
- Doceniaj osiągnięcia innych osób
Liczne badania naukowe dowodzą, że największym motywatorem dla ludzi nie są pieniądze, lecz uznanie. Otrzymanie gratulacji w postaci prostego stwierdzenia „Świetna robota za ukończenie [wypełnij puste pole]!” dziesięciokrotnie zwiększa wydajność pracowników. Ale kiedy w tradycyjnym narzędziu do zarządzania projektami oznaczysz zadanie jako „zakończone”, co się dzieje? Zadanie znika. Nikt o tym nie wie. To zabija motywację ludzi.
Kiedy wykonasz zadanie, możesz oznaczyć je jako zielone. To niezwykle satysfakcjonujące, a nawet uzależniające, oznaczać wszystko na zielono i widzieć na koniec każdego tygodnia wszystkie swoje osiągnięcia. A kiedy Ty i Twoi koledzy z zespołu możecie łatwo pogratulować sobie nawzajem dobrze wykonanej pracy, nie ma lepszego sposobu na budowanie efektywnej pracy zespołowej.
- Skup się na procesach, a nie na zadaniach
Większość narzędzi do zarządzania zespołem w dużym stopniu opiera się na hierarchii. Problem w tym, że hierarchie są bardzo trudne w nawigacji i zawsze można je zbudować na kilka różnych sposobów. Prawie wszyscy używają arkuszy kalkulacyjnych lub siatek do zarządzania swoją pracą. Jest to prosty sposób na odwzorowanie procesu, a co więcej, można go powielać w kolejnych procesach.
- Śledź swoją pracę wizualnie
Kiedy patrzysz na system oparty na tekście – a wszystkie one są oparte na tekście – musisz czytać, aby zrozumieć, na czym stoją poszczególne elementy. I to jest problem. Jako ludzie o wiele szybciej przyswajamy informacje wizualne niż werbalne. Dlatego światła drogowe są kolorowe, a nie słowne. Kolorowe statusy natychmiast informują, czy coś jest „zrobione”, „utknęło” czy „w toku”. Gdy wyświetlasz tablicę na ekranie w biurze, wszyscy w zespole dokładnie wiedzą, na jakim etapie są sprawy. Wizualizacje są skuteczne, nie pozostawiają miejsca na interpretację i są jasne dla wszystkich.
- Komunikuj się w jednym miejscu
Email, check-iny, czat, spotkania pracowników, rozmowy przez Skype’a – sposobów komunikacji jest nieskończenie wiele. A jednak skrzyżowane przewody i przerwane rozmowy telefoniczne są nieustannym problemem zespołów. W rezultacie jest więcej spotkań, więcej poczty elektronicznej i więcej zmarnowanego czasu. Zaletą scentralizowanej komunikacji jest to, że wszystkie aktualizacje są zawsze w kontekście, a pracownicy mogą przeciągać i upuszczać pliki (obrazy, dokumenty, cokolwiek) bezpośrednio do aktualizacji. Wszystkie potrzebne informacje są tam widoczne dla wszystkich członków zespołu.
Ostatecznie efektywną pracę zespołową można podsumować w prosty sposób: chodzi o ludzi, nie o projekty. Tak wiele narzędzi do zarządzania projektami traktuje ludzi jako produkt uboczny lub drugorzędny zasób w hierarchii zadań i podzadań. Ale to błąd. Kiedy skupisz się na tym, co sprawia, że ludzie są tak dobrzy – co ich napędza, co przychodzi im naturalnie, co sprawia im przyjemność – możesz wykorzystać ich pełny potencjał, aby działać szybciej i wspólnie osiągać niesamowite rzeczy.
Źródło: 7 Secrets to Effective Teamwork (as Reported by Hundreds of Teams) (monday.com)