1. Praca w zespole wielofunkcyjnym
Najprostszą definicją budowania zespołu wielofunkcyjnego jest zebranie grupy osób o różnej wiedzy funkcjonalnej, tak aby mogły one wykorzystać swoją wiedzę do osiągnięcia wspólnego celu. Zespoły wielofunkcyjne stanowią dla organizacji przewagę konkurencyjną. Są jak zespoły super bohaterów, w których różne osoby o różnych zestawach unikalnych umiejętności pracują razem dla jednego wspólnego celu. Każda organizacja ma potencjalne zasoby rozproszone w postaci różnych działów – kadr, marketingu, sprzedaży, produkcji, zakupów, księgowości, badań itp. Zbierz je wszystkie razem, a oto, co otrzymasz:
- Zespół będzie bardziej produktywny.
- Zespół poprawi koordynację i komunikację.
- Zespół przekroczy granice organizacyjne.
- Zespół przyczyni się do lepszego podejmowania decyzji.
- Zespół usprawni rozwiązywanie problemów.
Oczywiście nic nie przychodzi tak po prostu. Trzeba także znaleźć odpowiednich ludzi o właściwym nastawieniu, którzy są gotowi dzielić się swoją wiedzą i są otwarci na zmiany. Zespół skróci całkowity czas cyklu zarządzania projektem.
Wskazówki dotyczące tworzenia najlepszych zespołów wielofunkcyjnych
1. Wprowadź odrobinę różnorodności w swojej organizacji
Na początku ludzie często zakładają, że zespoły wielofunkcyjne sprzyjają różnorodności, ponieważ składają się z osób z różnych obszarów funkcjonalnych. Ale to nie wszystko. Dobre środowisko wielofunkcyjne obejmuje zespoły złożone z osób o różnym doświadczeniu, wieku, płci, lokalizacji, umiejętnościach, stażu pracy i zaangażowaniu.
2. Zbierz odpowiedni zespół
Istnieje zestaw umiejętności, które są niezbędne do stworzenia efektywnego zespołu wielofunkcyjnego. Niektóre z nich będą dyktowane przez projekt. Praca będzie wymagała od zespołu różnorodnych kompetencji, dlatego też w zespole muszą znaleźć się osoby posiadające różne potrzebne umiejętności. Często jednak zapomina się o wspólnych umiejętnościach, które każdy członek zespołu musi posiadać, aby stworzyć dobrze naoliwioną maszynę. Do współpracy w tak wyjątkowym środowisku potrzebny jest konkretny typ człowieka.
3. Dbaj o spójność celów
Kolejnym krokiem jest dostosowanie każdego celu indywidualnego i zespołowego do celów firmy. Należy upewnić się, że wszyscy w organizacji, niezależnie od zakresu obowiązków, podążają w tym samym kierunku. Zazwyczaj firmy, w których cele są bardziej zbieżne w całej organizacji, osiągają większe sukcesy finansowe. Zespoły i poszczególne osoby powinny wyraźnie rozumieć związek między swoimi wysiłkami a ogólnymi celami pracodawcy. Jeśli potrzebujesz precyzji w procesie wyznaczania celów, spróbuj zwizualizować swoje projekty na wizualnej tablicy zarządzania.
- Włączenie influencerów/ekspertów tematycznych
W każdej organizacji są osoby, które wiedzą więcej niż zwykle o takich rzeczach, jak procesy, procedury, produkty i klienci. Są to osoby, które mogą inspirować innych i udzielać pomocnych rad. Upewnij się, że takie osoby są zaangażowane w wielofunkcyjną pracę zespołową.
5. Przestań nadmiernie polegać na spotkaniach (niech ludzie wpadają na siebie i rozmawiają)
Ty i Twoje zespoły wielofunkcyjne nie powinniście zawsze polegać na spotkaniach w przypadku każdego działania lub decyzji. Jest to czasochłonne. Po drugie, istnieje wiele świetnych aplikacji do współpracy zespołowej, takich jak Kanbanize, ProofHub, Slack, Glip, Github itp. Takie rozwiązania ułatwiają wszystkim komunikację i sprawdzanie stanu zaawansowania zadań lub projektów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
6. Wykorzystanie automatyzacji i postępu technologicznego
Dzisiejsza gospodarka oparta na technologii odgrywa kluczową rolę w zwiększaniu zaangażowania pracowników. Większość pracowników poszukuje możliwości rozwoju zawodowego, w których mogą korzystać z technologii w celu osiągnięcia wzrostu i sukcesu. Dlatego też, kiedy podejmujesz wysiłki w celu zbudowania zespołu wielofunkcyjnego, pamiętaj, aby pracownicy byli podekscytowani codzienną pracą dzięki najnowszym aplikacjom i narzędziom zwiększającym produktywność.
7. Wyznacz lidera
Chociaż nie jest konieczne, aby jedna osoba kierowała zespołem wielofunkcyjnym, korzyści przeważają nad ryzykiem. Przede wszystkim wszyscy w zespole muszą wziąć na siebie odpowiedzialność. Należy znaleźć lidera, który będzie w stanie zapewnić zespołowi odpowiedzialność i z każdego członka zespołu uczynić samozwańczego lidera. Lider zespołu musi edukować, delegować zadania i dawać autonomię, jednocześnie kontrolując ich postępy. Współpracuj z zespołem, zapraszając go do procesu planowania. Jeśli to możliwe, poproś mentorów o pomoc w prowadzeniu zespołu i udzielaniu mu wskazówek w razie potrzeby. Mimo że zespoły wielofunkcyjne są nastawione na współpracę, musi w nich być lider, który będzie odpowiedzialny za powodzenie projektu. Bez takiego lidera istnieje większe ryzyko, że statek bez steru nigdy nie dotrze do portu.
8. Zapewnij bezpieczeństwo psychologiczne
Bezpieczeństwo psychologiczne to sytuacja, w której członkowie zespołu czują się bezpiecznie, podejmując ryzyko i będąc wobec siebie bezbronnymi. Pamiętajcie o tym następnym razem, gdy będziecie próbować stworzyć dobrze funkcjonujący zespół. Mamy nadzieję, że informacje zawarte w tym wpisie pozwolą na świeże myślenie i zwiększą szanse na sukces.
- Nieustannie dokonuj ponownej oceny
Piękno zespołów wielofunkcyjnych i jeden z powodów, dla których są one tak często spotykane w środowiskach zwinnych, polega na tym, że są one elastyczne i potrafią szybko dostosowywać się do zmian. Zespół wielofunkcyjny jest idealnym rozwiązaniem, gdy chcemy przyspieszyć wprowadzanie innowacji na rynek. Aby osiągnąć ten cel, potrzebne są środki do ponownej oceny priorytetów i procesów. Dotyczy to także oceny wydajności. Aby zachować skuteczność, zespoły muszą zawsze mierzyć swoje postępy i sukcesy. I to nie tylko jako podsumowanie po zakończeniu projektu, ale przez cały czas jego realizacji. Czy cele zostały osiągnięte? Jeśli nie, to dlaczego? Należy wprowadzić odpowiednie korekty.
Źródło: Cross-Functional Team: What Is It and How to Make It Work