2. 6 wskazówek, jak stworzyć skuteczny zespół wielofunkcyjny

Zespoły wielofunkcyjne stały się w ostatnich latach bardziej popularne z trzech podstawowych powodów: poprawiają koordynację i integrację, przekraczają granice organizacyjne i skracają czas cyklu produkcyjnego przy opracowywaniu nowych produktów. Łączenie ludzi z różnych dziedzin może usprawnić rozwiązywanie problemów i prowadzić do bardziej wnikliwego podejmowania decyzji. Zespoły sprzyjają duchowi współpracy, który może ułatwić jednoczesne osiągnięcie satysfakcji klienta i celów korporacyjnych.

Najczęstszym przykładem zespołu wielofunkcyjnego jest być może zespół twórców gier online (projektanci, animatorzy, scenarzyści, twórcy gier). Może to być także wielofunkcyjny zespół ds. sprzedaży, który koncentruje się na marketingu, kontaktach z klientami i możliwości spełnienia wymagań klienta w jak najkrótszym czasie.

Zespoły wielofunkcyjne mają następujące zalety:

1. Wspólne podejmowanie decyzji, a nie ciągłe iteracje i strata czasu.
2. Wysoka kreatywność i możliwość stosowania innowacji.
3. Wybitni eksperci połączeni w jednym celu.

Aby zespoły wielofunkcyjne odniosły sukces, należy zidentyfikować sześć czynników, które są niezbędne:

1. Otwarte umysły i wysoka motywacja członków zespołu

W zależności od indywidualnych atutów członków zespołu, zaleca się podział ról funkcjonalnych. W rozwoju zespołu wielofunkcyjnego pomagają następujące cechy osobowościowe: „lider koordynujący”, „badacz-krytyk” (ten, który zapewnia użyteczną krytykę wszystkich nowych pomysłów), „innowator”, „ekspert-doradca”, „ambasador” (ten, który prezentuje wyniki pracy zespołu w eterze i prowadzi wszelką komunikację zewnętrzną), „sędzia” (osoba, która pomaga osiągnąć konsensus albo rozstrzygnąć kwestie sporne), „inspektor”, „zatwierdzający”, „interesariusz” i „wykonawca”.

2. Członkowie zespołu pochodzą z odpowiednich obszarów funkcjonalnych

Istotne jest określenie, jacy eksperci są potrzebni w danym projekcie, czy są oni wystarczająco wykwalifikowani i doświadczeni, aby wykonać konkretne zadanie. Już na etapie gromadzenia specjalistów musi być jasne, czy są oni w stanie wnieść świeżą perspektywę lub istotne pomysły. Kolejną, nie mniej istotną kwestią jest zdolność wybranej osoby do komunikowania się z innymi członkami zespołu.

3. Silny lider zespołu, posiadający doskonałe umiejętności komunikacyjne i cieszący się autorytet

Aby zwiększyć szanse na sukces, każdy zespół potrzebuje skutecznego, wielofunkcyjnego kierownictwa na czas trwania projektu. W tym celu należy wybrać lidera całego zespołu. Kierowanie zespołem wielofunkcyjnym jest niezbędne, aby różni eksperci mogli pracować w sposób skoordynowany. Lider będzie w każdym stopniu odpowiedzialny za całość projektu.  Będzie generował zadania, delegował je, pomagał w komunikacji wewnątrz zespołu i śledził wyniki – a wszystko to bez zamiaru ograniczania autonomii poszczególnych członków zespołu.

4. Integracyjne podejmowanie decyzji

Decyzje są podejmowane przez wszystkich członków zespołu. Ważne jest, aby każdy z nich miał pewną niezależność w podejmowaniu decyzji w swoim sektorze pracy, ale powinien informować wszystkich pozostałych o swoich ustaleniach i rozwiązaniach. Sukces projektu jest sukcesem całego zespołu. Należy podkreślić, że każdy członek zespołu jest udziałowcem w samym projekcie. Każda z osób wniosła swój wkład i jej wysiłki powinny być w równym stopniu docenione.

5. Zasoby i wsparcie zapewniane przez kierownictwo

Główna „najlepsza praktyka” dotycząca zespołów wielofunkcyjnych polega na rezygnacji z bezpośredniego nadzoru nad zespołem. W takich okolicznościach lider zespołu musi koordynować wszystkie działania zespołu, w razie potrzeby udzielać pomocy, angażować każdego członka zespołu w proces planowania, nadzorować codzienne procesy i utrzymywać zespół na właściwym torze. Takie niedyrektywne zarządzanie pozwala osiągnąć maksymalną efektywność.

Ogólnym celem zespołów wielofunkcyjnych jest zwiększenie zysków organizacji dzięki pracy zespołowej. W związku z tym firmy musiały opracować nowe systemy wynagrodzeń, aby wynagradzać członków zespołów wielofunkcyjnych. Jednym z przykładów jest motywacyjne wynagrodzenie zespołowe. Zamiast indywidualnych podwyżek za zasługi, członkowie zespołu otrzymują nagrody na podstawie ogólnych wyników zespołu. Pula motywacyjna jest finansowana ze zwiększonych zysków i nowych przedsięwzięć, które powstają w wyniku pracy zespołowej. Kwota wynagrodzenia, jaką można uzyskać w modelu motywacyjnym dla zespołów, jest w rzeczywistości znacznie wyższa niż ta, którą można uzyskać w standardowym systemie indywidualnego wynagradzania za zasługi.

6. Odpowiednia komunikacja

Komunikacja i wymiana informacji muszą odbywać się w sposób ciągły i przy wykorzystaniu wszystkich dostępnych dróg. Komunikacja w zespole powinna być oparta na zaufaniu każdego z członków, ponieważ zaufanie jest niezbędną motywacją ułatwiającą komunikację. Zespół wielofunkcyjny składa się zazwyczaj z osób, które nigdy wcześniej nie miały okazji ze sobą współpracować. Niezwykle ważne jest planowanie i organizowanie imprez integracyjnych, aby przełamać wszelkie silosy i dynamikę władzy. Zaskakujące jest to, że spędzenie wieczoru w barze z kolegami z zespołu może przynieść więcej pożytecznych pomysłów niż udział w oficjalnym spotkaniu biznesowym.

Bez któregokolwiek z tych elementów każdy zespół wielofunkcyjny będzie miał pod górkę, aby odnieść sukces. Praca w zespołach wielofunkcyjnych pozwala na tworzenie nowatorskich i kreatywnych rozwiązań dla różnych projektów, które rozwiązują szeroki zakres problemów, a także na zarządzanie potrzebami klientów na większą skalę. Zespoły wielofunkcyjne są w większości przypadków bardziej efektywne w porównaniu z wielopoziomowymi działami firmy.

Źródło: Jak rozwijać zespoły międzyfunkcyjne: najlepsze strategie https://www.nimble.com/blog/developing-successful-cross-functional-teams/

https://study.com/academy/lesson/cross-functional-teams-definition-advantages-disadvantages.html