6. 10 wskazówek, jak skuteczniej dzielić się informacjami

W dobie pracy hybrydowej, zdalnej i bez biurka, efektywne dzielenie się informacjami ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej i zaangażowania pracowników. Oto nasze 10 najlepszych wskazówek!

1. Zdefiniuj swój „pakiet” komunikacyjny

W branży technologicznej często myślimy o naszym „stosie technologicznym” – są to różne programy i produkty, których używamy, aby coś zbudować. Jednym z przykładów jest „stos front-end” składający się z HTML, CSS i Javascript. Jeśli chodzi o dzielenie się informacjami, można zastosować tę samą metodę. Na przykład, dzieląc komunikację na kanały online i offline:

Sposoby komunikacji online w firmie

• Wiadomości błyskawicznej – do szybkiej komunikacji.
• Poczty elektronicznej – do oficjalnych powiadomień.
• Firmowej wiki – do dzielenia się wiedzą.
• Google docs – do dzielenia się informacjami.
• Yammer – do prowadzenia rozmów przy piwie.

Sposoby komunikacji offline w firmie

• Codzienne narady.
• Cotygodniowe spotkania zespołu.
• Miesięczne spotkania całej firmy.
• Kwartalne spotkania wszystkich pracowników.
• Coroczne rekolekcje firmowe.

2. Określ przejrzystość

Jeśli chodzi o dzielenie się informacjami, przejrzystość jest niezwykle ważna; to jeden z fundamentów zaangażowania pracowników. W niektórych start-upach, takich jak Buffer, wszystko, od wynagrodzeń w firmie po kapitał własny, a nawet przychody firmy, jest udostępniane w przejrzysty sposób na szeregu pulpitów. Niezależnie od tego, czy jesteś tak przejrzysty, czy całkowicie prywatny, czy też znajdujesz się gdzieś pomiędzy, będzie to miało wpływ na sposób, w jaki dzielisz się informacjami.

3. Informacje, którymi należy się dzielić, a informacje, które należy przechwytywać

Narzędzia typu instant nature, takie jak Slack, Yammer czy Skype, zachęcają do podjęcia decyzji, jakie informacje chcesz udostępnić, a jakie przechwycić. Oto przykład: w drodze do biura możesz przesłać koledze swoje przemyślenia na temat prezentacji. Czy jest to informacja, którą chcesz się podzielić, czy też taka, którą należy przechwycić? Pomoc w budowaniu kultury i struktury zarządzania wiedzą jest ważnym elementem skuteczniejszego dzielenia się informacjami.

4. Nowoczesne metody dzielenia się informacjami

W zależności od wieku i doświadczenia Twojego zespołu, niektórzy z nich urodzili się w czasach, gdy wymiana informacji była mocno zakorzeniona w poczcie elektronicznej.

Obecnie o wiele bardziej powszechne jest otrzymywanie notatek służbowych w formie wiadomości. Jest to natychmiastowe, bardziej prawdopodobne, że zostanie zauważone i szybciej dociera z informacją tam, gdzie powinna się znaleźć. Jednocześnie informacja ta staje się zastrzeżona tylko dla nadawcy i odbiorcy. Nie jest ona nawet „cyfrową własnością firmy”.  Ale co by się stało, gdyby ta wiadomość dotyczyła ważnej prezentacji lub kilku kluczowych danych? Ustalenie, w jaki sposób nowe metody udostępniania informacji pasują do danej organizacji i zespołu, jest kluczem do podjęcia decyzji o tym, co i gdzie należy udostępniać.

5. Dziel się informacjami tam, gdzie już są pracownicy

Znalezienie luk w miejscach, w których pracownicy już przebywają, i wykorzystanie ich do komunikacji to świetny sposób na bardziej holistyczne dzielenie się informacjami.

6. Każdy wie, jak się komunikować, ale nie każdy wie, jak komunikować się skutecznie. Skuteczna komunikacja to proces wymiany informacji pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami, który prowadzi do osiągnięcia pożądanego rezultatu. Dzielone informacje są przekazywane i odbierane w sposób efektywny, bez zniekształcania lub zmiany zamierzonego znaczenia. Obejmuje ona takie umiejętności, jak komunikacja niewerbalna, uważne słuchanie, zdolność rozumienia i kontrolowania własnych emocji oraz radzenie sobie ze stresem. Umiejętności te należy rozwijać i doskonalić.
7. Wspieraj dialog dwukierunkowy Większość nowoczesnych firm wie, że dzielenie się informacjami nie jest wyłącznie interakcją między pracownikami. Dwukierunkowy dialog i zwiększanie pętli informacji zwrotnej ma zasadnicze znaczenie dla dzielenia się informacjami i ich zrozumienia.

Źródło: https://www.centercode.com/blog/2016/03/validating-your-beta-testers-by-closing-the-feedback-loop

Pętle informacji zwrotnej, jak w przykładzie przedstawionym powyżej, sprzyjają autentycznej komunikacji i prowadzą do pozytywnych relacji, w których każdy czuje się wysłuchany i otrzymuje odpowiedź.

8. Szukaj martwych punktów

Jeśli masz zespół o strukturze hybrydowej, zdalny lub pracujący przy biurku w mniejszym wymiarze godzin, będą istniały „martwe strefy” wokół tego, jak i gdzie informacje są udostępniane. Na przykład, jeśli pracownik spóźni się na spotkanie, w jaki sposób uzyska dostęp do tego, co zostało mu przekazane? Albo jak udostępnić ważne komunikaty pracownikom, którzy nie pracują przy biurku?

Dobrym sposobem na ominięcie „martwych punktów” jest opracowanie procesu dokumentowania, rejestrowania i udostępniania brakujących informacji oraz udostępnienie go wszystkim pracownikom.

Na przykład co miesiąc, gdy organizujemy comiesięczne spotkanie All Hands, nagrywamy sesję i udostępniamy ją za pośrednictwem takich narzędzi, jak Wistia, Loom czy Crowdcast, aby pracownicy mogli nadrobić zaległości. Jest to szczególnie przydatne w przypadku biur znajdujących się w różnych strefach czasowych.

9. Oddaj władzę pracownikom

Niektórzy pracownicy będą zachwyceni, gdy poprosi się ich o udokumentowanie swojej wiedzy i procesów firmowych. To fakt. Zatrudnienie w firmie specjalnych „ewangelistów informacji” może pomóc w aktualizowaniu wewnętrznych serwisów Wiki, dokumentów i baz użytkowników, nie obciążając przy tym zbytnio zasobów. Pracownicy są często najlepiej przygotowani do moderowania i dbania o te części informacji, które znają najlepiej.

10. Mierz sukces

Jeśli chodzi o dzielenie się informacjami, dobrze jest mierzyć skuteczność swoich metod. Może to polegać na przeprowadzeniu ankiety wśród pracowników w celu wykrycia luk informacyjnych, blokad i punktów zapalnych. Może to być również ustalenie, gdzie informacje nie są udostępniane i jakie są tego przyczyny. Jeśli korzystasz z internetowego systemu wiki lub systemu wiedzy, możesz nawet wykorzystać analitykę do sprawdzenia najczęściej klikanych lub wyszukiwanych terminów, a także system głosowania dla pracowników, aby mogli ocenić, na ile przydatne są dla nich informacje.

Źródło: Dziesięć wskazówek, jak skuteczniej dzielić się informacjami https://screencloud.com/blog/share-information-effectively