PRZYPADEK LOKALNY/PRZYKŁAD

Źródło: https://cdn-images-1.medium.com/max/1200/1*EsNsHO0LCXviL1hDs3zLJw.png

Współpraca międzyfunkcyjna

Współpraca międzyfunkcyjna to proces, który ma miejsce, gdy zespoły z tej samej firmy pracują nad osiągnięciem wspólnego celu. Każda ze stron wnosi do projektu swoją własną funkcjonalną wiedzę fachową lub specjalizację, która jest niezbędna, aby projekt zakończył się sukcesem. Ten rodzaj współpracy może wystąpić, gdy kierownik lub lider projektu poprosi inny zespół o udział w realizacji projektu. Czasami firma może poprosić wykwalifikowanych pracowników, aby wspólnie pracowali nad projektem na dużą skalę. Krótko mówiąc, współpraca międzyfunkcjonalna ma miejsce wtedy, gdy osoby z różnych zespołów lub działów w organizacji łączą się, aby zrealizować określony cel lub projekt.

Jeśli jesteś odpowiedzialny za utworzenie grupy zespołów, zastanów się nad celami każdego z nich, aby mieć pewność, że każdy członek zespołu ma ten sam cel i rozumie priorytety firmy. Pomocne jest przekazanie grupie zadań każdego zespołu, aby mogli oni wzajemnie się wspierać i pomagać sobie w efektywnym wykonywaniu zadań. Można również podzielić się obowiązkami każdego z pracowników, aby sprecyzować oczekiwania i zminimalizować nieporozumienia. Istnieją trzy ważne elementy udanej współpracy międzyfunkcjonalnej:

Różnorodność:

Tworząc zespół, należy zwrócić uwagę na szczegóły, które pomogą zróżnicować grupę. Oto kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę:

Doświadczenie:

Tworząc zespół, warto rozważyć włączenie do niego specjalistów, którzy mają duże doświadczenie, aby mogli udzielać wskazówek mniej doświadczonym członkom zespołu. Ich wiedza może zapewnić pomyślne zakończenie projektu z zachowaniem oczekiwanego poziomu jakości.

Umiejętności:

W zależności od zakresu projektu kierownik może rozważyć, jakie umiejętności są niezbędne do jego pomyślnej realizacji. Może stworzyć zespół, w skład którego wejdą osoby o unikalnych zestawach umiejętności, aby mieć pewność, że w każdym aspekcie projektu znajdzie się osoba zdolna do jego realizacji.

Zdolności:

Kierownicy projektów mogą brać pod uwagę umiejętności potencjalnych członków zespołu, zanim poproszą ich o dołączenie do zespołu. Na przykład kierownik może zapytać potencjalnych członków zespołu, czy umieją korzystać z określonego oprogramowania komputerowego, zanim rozważy ich przyjęcie do zespołu.

Staż pracy: Jeśli pracownik ma staż pracy, zazwyczaj zajmuje stanowisko kierownicze lub przywódcze. Starsi członkowie zespołu mogą zarządzać projektami współpracy międzyfunkcyjnej, co oznacza, że mogą opracowywać plan projektu i pomagać zespołowi w wyznaczaniu efektywnych celów.

Lokalizacja: Niektórzy pracownicy mogą pracować w dziale, który działa w innej lokalizacji, np. w innym mieście, stanie lub kraju. Włączenie do zespołu członków, którzy pracują w różnych lokalizacjach, może dostarczyć zespołowi świeżych pomysłów i pomóc w działaniach lokalizacyjnych.

Dane demograficzne: W zależności od rodzaju projektu, który prowadzisz, ważne może być uwzględnienie danych demograficznych specjalistów wchodzących w skład zespołu. Stworzenie zespołu zróżnicowanego demograficznie może pomóc w skuteczniejszym nawiązaniu kontaktu z docelowymi odbiorcami.

Eksperci merytoryczni: Eksperci merytoryczni to osoby, które posiadają zaawansowaną wiedzę i doświadczenie w zakresie konkretnego produktu, dziedziny lub procesu. Są oni niezbędni w wielofunkcyjnych projektach współpracy, ponieważ wiedzą, jak wykonać najtrudniejszą pracę i mogą doradzić innym członkom zespołu, jak wykonać zadanie w najbardziej efektywny sposób. MŚP są często pierwszymi osobami, do których zespół zwraca się o radę, próbując rozwiązać problem lub zająć się jakąś kwestią.

Osoby wywierające wpływ: Influencerzy to pracownicy, którzy pełnią funkcje przywódcze w firmie, niezależnie od tego, czy pełnią rolę lidera. Mogą posiadać umiejętności w zakresie komunikacji i budowania zespołu, co może pomóc im w zdobyciu pozytywnej reputacji w pracy. Mogą również motywować swoich kolegów do udziału w projekcie lub zwiększania wydajności. Z tego względu osoby wywierające wpływ są istotnymi postaciami, które należy włączyć do wielofunkcyjnego zespołu współpracującego.

Współpraca międzyfunkcyjna w firmie z branży spożywczej

Firma produkująca ciastka sprzedaje pięć różnych smaków ciastek i robi to od 10 lat. Choć sprzedaż utrzymuje się na stałym poziomie, firma planuje ją zwiększyć, docierając do nowych klientów. Aby zwiększyć ruch w sklepie i poszerzyć bazę klientów, firma postanawia zaoferować pięć nowych smaków ciasteczek. Aby pomyślnie zrealizować tę inicjatywę, firma zbiera wielofunkcyjny zespół, w skład którego wchodzą zespoły ds. rozwoju produktu, komunikacji oraz marketingu i polityki. Każdy zespół wykonuje przydzielone mu zadania:

Zaprojektowanie nowych ciasteczek: Zespół ds. rozwoju produktu projektuje i tworzy nowe smaki ciasteczek, wykorzystując informacje zwrotne otrzymane od klientów do dostosowania smaków, tak aby były one zadowalające dla grup testowych.

Informowanie członków zespołu: Zespół ds. komunikacji zajmuje się komunikacją pisemną, aby każdy dział był na bieżąco informowany o tym, co dzieje się w projekcie, w tym o terminach, budżecie i innych ważnych informacjach.

Marketing: Zespół ds. marketingu opracowuje i wdraża nową kampanię marketingową, aby dotrzeć do jak największej liczby osób, np. za pośrednictwem biuletynów, infomercials lub promos.

Sprawdzanie zgodności produktu z przepisami: Ponieważ produkty żywnościowe często podlegają przepisom bezpieczeństwa żywności, zespół ds. polityki może pomóc w zapewnieniu zgodności produktu z tymi przepisami na wszystkich etapach procesu.

4 Najlepsze praktyki dla zespołów międzyfunkcyjnych

Pięć poniższych wskazówek pomoże Ci w osiągnięciu doskonałości podczas pracy z wieloma działami.

Buduj zaufanie

Czy Twój zespół funkcjonalny ufa sobie nawzajem? Jeśli nigdy wcześniej nie pracowali razem, odpowiedź prawdopodobnie brzmi: nie – a przynajmniej nie do końca. Ludzie z tego samego działu mogą czuć się ze sobą swobodnie, ale jeśli chodzi o osoby z zewnątrz, może pojawić się bariera.

Jako lider zespołu możesz ją pokonać, upewniając się najpierw, że cele zespołu są zbieżne z nadrzędnymi celami firmy. Możesz także rozpocząć proces współpracy od kilku prostych projektów. Szybka wygrana lub dwie wygrane będą bardzo pomocne w budowaniu zaufania między członkami zespołu. A po zakończeniu projektu, nawet niewielkiego, świętuj sukces z całym zespołem. To zbliży do siebie nowych współpracowników i pomoże im nawiązać pozytywne więzi.

Promuj różnorodność

Różnorodność w miejscu pracy to dobra rzecz. Tak samo jest w przypadku zespołu funkcjonalnego. Im więcej zestawów umiejętności jest dostępnych, tym lepiej, a konkurujące ze sobą punkty widzenia dadzą Twojej grupie największe szanse na konsekwentne odkrywanie właściwych rozwiązań. Dobierając personel do współpracy międzyfunkcyjnej, należy szukać profesjonalistów o różnych, uzupełniających się doświadczeniach, umiejętnościach i stażu pracy. Pomocna może być także różnorodność wieku i płci.

Ogólnie rzecz biorąc, najbardziej efektywne zespoły to te, które potrafią spojrzeć na problemy z każdej strony i opracować kreatywne rozwiązania. Budując zróżnicowany zespół funkcjonalny, możesz mieć pewność, że tak się stanie częściej niż kiedykolwiek.

Szanuj każdy dział

Członkowie grupy mogą czuć się zagrożeni, gdy prosi się ich o ujawnienie informacji i rezygnację z autonomii. Mogą mieć poczucie, że ich obszar wiedzy specjalistycznej jest naruszany i obawiać się, że staną się mniej wartościowi dla firmy. Sposobem na pokonanie tej przeszkody we współpracy jest docenienie każdego członka zespołu za wkład, jaki wnosi. Należy również dać im do zrozumienia, że szanujemy i doceniamy to, co wnoszą do zespołu.

Wreszcie, należy upewnić się, że pracownicy każdego działu nadzorują swoją dziedzinę wiedzy i mają ostatnie słowo we wszystkich sprawach z nią związanych. Na przykład w sprawach dotyczących sprzedaży należy słuchać ekspertów ds. sprzedaży, a w sprawach dotyczących marketingu – specjalistów ds. marketingu itd.

Zachęcaj w razie potrzeby

Na koniec, w razie potrzeby motywuj swój zespół. Nie oznacza to, że musisz koniecznie przyznawać nagrody za dobrze wykonaną pracę – choć jeśli Twoi współpracownicy dobrze na to reagują, możesz spróbować. Oznacza to jednak, że każdy członek zespołu powinien rozumieć korzyści płynące ze współpracy wykraczające poza dodatkowy sukces całej firmy.

Być może projekt, nad którym obecnie pracujecie, poprawi reputację wszystkich zaangażowanych w niego osób. A może zmniejszy ilość przyziemnych zadań, które członkowie zespołu będą musieli regularnie wykonywać. Oba te efekty stanowią silną zachętę do efektywnej współpracy. Upewnij się, że każdy z członków Twojego zespołu wie, co z tego będzie miał, a będzie o wiele bardziej skłonny do współpracy.

Źródło: https://www.getcloudapp.com/blog/cross-functional-collaboration

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/cross-functional-collaboration-examples