PRZYPADEK LOKALNY/PRZYKŁAD
Cena brakującej wiedzy i informacji
Pedro jest młodym, ale doświadczonym programistą, który podjął pracę jako koordynator projektów w firmie informatycznej. Pedro zastępował poprzedniego kierownika projektu odpowiedzialnego za jeden z ważnych projektów firmy. Był podekscytowany możliwością rozpoczęcia pracy w tej renomowanej firmie oraz w bardzo interesującym i wymagającym projekcie. Miał koordynować zespół programistów, ale pojawiły się pewne wyzwania: projekt już się rozpoczął, trzeba było rozwiązać kilka trudnych błędów, a w zespole było kilku nowych członków.
Rozpoczynając pracę, Pedro napotkał główną przeszkodę. Nie było żadnych informacji o dotychczasowej pracy, a członkowie zespołu nie wiedzieli, jaką pracę wykonali ci, którzy już odeszli z zespołu i z firmy. Choć był przytłoczony, nadszedł czas, aby wykonać swoją pracę i uniknąć błędów z przeszłości.
Pedro spędził tygodnie, próbując zrozumieć wykonaną pracę, omawiając projekt z kolegami z zespołu, próbując dowiedzieć się, jak powstawały poszczególne części programu, przerabiając kolejne etapy wykonanej już pracy, pracując nad rozwiązaniami błędów w programie itd.
Dla Pedra było jednak jasne, że nie ma miejsca na powtarzanie błędów z przeszłości, które narażałyby na szwank produkt i reputację firmy. Brak wspólnych informacji i wiedzy nie mógł być częścią jego pracy zespołowej.
Aby rozwiązać ten problem, Pedro stworzył dziennik internetowy, w którym każdy krok programu był udokumentowany i dostępny dla całego zespołu. Procedury, błędy, zastosowane rozwiązania itp. były rejestrowane w tym dzienniku. Dzięki temu nie tylko wszystkie osoby pracujące w projekcie miały dostęp do pracy, informacji i wiedzy wytworzonej przez wszystkich członków zespołu, ale także rozwiązanie to stało się narzędziem współpracy, w którym wszyscy mogli się wspierać, a przede wszystkim każdy, kto zaczął pracować w programie, mógł znaleźć wszystkie informacje potrzebne do wykonania zadania. Narzędzie to, ze wszystkimi swoimi najlepszymi i najgorszymi praktykami, wspierałoby nie tylko rozwój bieżącego projektu, ale byłoby także dostępne do wspierania przyszłych projektów, dostarczając pomysłów, informacji i wiedzy, które mogłyby być przydatne w nowych projektach.
Jeśli stworzenie mechanizmu dzielenia się pomysłami, informacjami i wiedzą przez zespół projektowy było dobrą praktyką dla firmy, to wcześniejszy brak jakiejkolwiek praktyki dzielenia się nimi kosztował firmę cenny czas i niemal zagroził realizacji ważnego projektu.