Opowieści motywacyjne

Historia motywacyjna 1

3. Umiejętność pracy w zespołach wielofunkcyjnych

3.1. Praca w zespole wielofunkcyjnym

Zespół wielofunkcyjny: co to jest i jak sprawić, żeby działał

Adelina jest kierownikiem projektu, którego celem jest stworzenie nowego urządzenia do odmładzania twarzy, możliwego do zastosowania w salonach kosmetycznych.

Wybrała współpracę z inżynierami projektowymi i technologami. Na pierwszym spotkaniu wyjaśniła cel swojego projektu, przewidywane działania, terminy i poprosiła o cotygodniowe raportowanie postępów. Inżynierowie projektujący produkt rozpoczęli pracę nad tym, jak będzie wyglądał produkt, tworząc atrakcyjny wygląd. W tym samym czasie inżynierowie technologiczni zaprojektowali technikę odmładzania, która wykorzystuje wibracje do masażu twarzy.

Na kolejnym spotkaniu członkowie obu zespołów zaprezentowali swoje działania. Zespół inżynierów projektantów przedstawił kształt i geometrię produktu. Zespół inżynierów technologicznych przedstawił intensywność wibracji zdolnych do wywołania rozluźnienia mięśni twarzy.

Adelina zapytała:

• Jaka jest częstotliwość drgań?
• Jak wibracje wpływają na projektowanie produktów?

Czy elementy są odporne na zaprojektowane wibracje?

Członkowie obu zespołów nie potrafili odpowiedzieć na żadne z tych pytań.

Adelina zdała sobie sprawę, że oba zespoły nie komunikują się, nie konsultują, nie pracują razem jako zespół wielofunkcyjny. Na koniec tego spotkania zaproponowała wspólną przestrzeń roboczą, aby zespół projektowy i technologiczny stały się nowym zespołem, zespołem wielofunkcyjnym, zdolnym do wymiany informacji i łatwej komunikacji. W nowo stworzonej wspólnej przestrzeni, zespół wielofunkcyjny był zawsze w interakcji i krok po kroku dostosowywał swoje działania.

Na kolejnym spotkaniu zespół zaprezentował nowy prototyp produktu, tworząc jednolity produkt odpowiadający na wszystkie potrzeby, dzięki ciągłej współpracy podczas faz projektowania i rozwoju.

Na koniec projektu nowy produkt został wyprodukowany w sposób wydajny, a następnie szybko sprzedany, co ostatecznie przyniosło firmie zysk. Sukces projektu nie byłby możliwy, gdyby inżynierowie koordynowani przez kierownika nie mieli umiejętności pracy w zespole wielofunkcyjnym.

Historia motywacyjna 2

3. Umiejętność pracy w zespołach wielofunkcyjnych

3.2. Udostępnianie informacji

Wskazówki dotyczące udanego dzielenia się informacjami dla wspaniałej współpracy

Antonia jest GMF General Assembly Quality Project Manager (zajmuje się analizą reklamacji od klientów, dla samochodów będących jeszcze w okresie gwarancyjnym).

Koordynuje pracę wielofunkcyjnych zespołów zajmujących się kwestiami jakości samochodów: dostawców, produkcji (od operatora do kierowników zespołów), inżynierii procesu i inżynierii produktu oraz APW (tj. standardy, zasady i procedury produkcyjne).

Pewnego dnia otrzymała reklamację od klienta dotyczącą wskaźnika czujnika gazu, który nigdy nie gasł, mimo że samochód działał bez zarzutu. Reklamacja musiała zostać rozpatrzona/rozwiązana w ciągu 24 godzin. Zgodnie z wewnętrzną procedurą firmy, samochód został sprawdzony w serwisie, ale z funkcjonalnego punktu widzenia nic nie było w porządku, a kontrolka czujnika gazu świeciła się cały czas. W tym przypadku reklamacja nie mogła zostać uznana za uzasadnioną, należącą do kategorii wad fabrycznych, ponieważ samochód działał bez zarzutu.

Zatem, aby wyjaśnić, czy dany komponent może nie być prawidłowo zmontowany przez operatorów, Antonia zadzwoniła do wszystkich szefów działów montażu, korzystając z czatu w serwisie intranetowym. Poprzez czat w serwisie intranetowym mogła w czasie rzeczywistym podejrzeć, czy informacja została odebrana przez szefów wydziałów. W ciągu godziny potwierdzili oni, że mogą uczestniczyć w nowym przeglądzie technicznym samochodu. Podczas nowej kontroli wszystko okazało się, po raz kolejny, w porządku z funkcjonalnego punktu widzenia. Podejrzewając wadę produkcyjną komponentu, Antonia użyła następnie grup WhatsApp, aby poprosić o opinię specjalistów od procesu i produktu, przekazując testy wykonane do tego momentu oraz wyniki tych testów, aby mieć odpowiednio udokumentowany przegląd. Decydując się na wykorzystanie grup WhatsApp do szybkiego przekazania informacji, Antonia miała potwierdzenie uczestników w czasie rzeczywistym, dzięki czemu uniknęła problemów związanych z udostępnianiem błędnych informacji lub niezrozumieniem wiadomości. Wszyscy natychmiast zareagowali i zaproponowali nowe testy techniczne. Po przeprowadzeniu nowych testów stwierdzono, że zamontowany przez właściciela manometr do kanistra z gazem nie działa prawidłowo, powodując tym samym ciągłe działanie czujnika gazu.

W ten sposób, wykorzystując wszystkie kanały komunikacji do wymiany informacji w zespołach wielofunkcjonalnych, udało się zidentyfikować przyczynę reklamacji i dotrzymać oficjalnego terminu odpowiedzi na reklamację (48 godzin od momentu otrzymania reklamacji).