3. Comunicare virtuală eficientă
Acum, într-un mediu de afaceri, comunicarea virtuală eficientă este fundația. Datorită digitalizării rapide a lumii și a sechelelor COVID-19, este obișnuit ca multe companii să aibă angajați la distanță. Organizațiile tind acum să aibă birouri în toată lumea și, dacă nu, probabil că fac afaceri cu cel puțin o altă țară. Din acest motiv, este important ca angajații să știe cum să aibă practici eficiente de comunicare virtuală, deoarece va asigura compania în îndeplinirea obiectivelor.
Folosind tehnologia potrivită
Există multe opțiuni tehnologice prin care angajații pot comunica virtual. Pe lângă apelurile telefonice și e-mailurile, companiile pot folosi platforme de mesagerie instantanee, cum ar fi Skype, care le permite angajaților să trimită rapid mesaje și să se informeze reciproc. Există, de asemenea, instrumente precum Slack, care facilitează colaborarea și organizarea proiectelor sau instrumente de videoconferință, precum Zoom și GoToMeeting, care sunt cunoscute pentru comunicarea virtuală față în față.
Deși există multe opțiuni din care să alegeți, este important să alegem cea mai potrivită tehnologie pentru fiecare sarcină. De exemplu, nu este nevoie să faceți o conferință video pentru a pune o întrebare simplă, deoarece ar fi mai potrivit să trimiteți doar un mesaj instantaneu. În mod similar, JIRA este o platformă pentru managementul proiectelor care vă permite să urmăriți actualizările proiectelor, astfel încât acestea să nu se piardă în căsuța dvs. de e-mail.
Sursă: https://all-free-download.com/free-vector/download/communication-technologies-concept_6813980.html (Photo by Peecheey)
Fii pe deplin prezent în comunicarea virtuală
Multitasking la locul de muncă este foarte important să mențineți productivitatea, dar poate diminua calitatea și poate fi predispus la distragerea atenției. Din acest motiv, angajații trebuie să fie concentrați în mod activ și să minimizeze distracția atunci când discută. O modalitate este de a confrunta impulsul de a verifica e-mailurile sau de a trimite mesaje unui prieten atunci când ai o întâlnire virtuală sau te consulți cu colegii de echipă. De asemenea, cel mai probabil, colegii nu vor fi în aceeași locație fizică, așa că este esențial să vă asigurați că toată comunicarea rămâne concentrată, precisă și clară.
Obiective, intenții și rezultate
La fel ca și comunicarea în persoană, comunicarea virtuală poate fi în afara cursului. Deci, de dragul timpului fiecăruia, obiectivele, intențiile și schița rezultatelor specifice ar trebui comunicate. Întâlnirile virtuale ar trebui să fie gestionate în același mod de pregătire ca și în întâlnirile față în față. Dacă găzduiți întâlnirea, redactați o agendă și trimiteți-o participanților înainte, astfel încât aceștia să se poată pregăti. Sau, dacă participați la întâlnire, verificați ordinea de zi și puneți-vă de acord.
Pentru comunicarea pe bază de text, cum ar fi e-mailurile și mesajele, asigurați-vă că răspundeți expeditorului că ați citit mesajul. Un simplu „mulțumesc pentru actualizare” atunci când ați primit un mesaj, ar putea fi exact ceea ce are nevoie colegul dvs. de serviciu.
Păstrați echipele la curent
Comunicarea virtuală eficientă necesită încredere și receptivitate. Deoarece limbajul corpului și tonul vocii își pot pierde sensul în unele tipuri de comunicare virtuală, este bine să știți ce poate și ce nu poate determina receptorul din mesajul dvs. De exemplu, să presupunem că un mesaj Slack te-a deranjat, ei bine, ar trebui să le spui, deoarece cel mai probabil expeditorul nu și-a dat seama, deoarece nu vă poate vedea felul sau nu vă poate auzi vocea.
În plus, atunci când puneți la curent echipele, trebuie să fiți accesibil în timpul orelor de lucru pentru a răspunde colegilor dvs. în timp util. De obicei, echipele de la distanță se ocupă de problemele sensibile la timp și nu pot aștepta ore întregi pentru un răspuns. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că toate canalele virtuale de comunicare pe care le utilizați sunt deschise frecvent pe computer în timpul orelor de lucru, astfel încât să puteți primi notificări și să răspundeți, de la caz la caz.