5. Șapte secrete ale muncii eficiente în echipă

Munca în echipă este esențială în lumea afacerilor de astăzi. Este un ingredient important al organizațiilor de succes și, din acest motiv, toată lumea trebuie să colaboreze . Munca eficientă în echipă nu se întâmplă de la sine – este nevoie de abilități eficiente de rezolvare a problemelor, de luare a deciziilor, de comunicare și abilități interpersonale. Formarea unei echipe competitive necesită un set complet nou de abilități, care nu sunt ușor de realizat. Membrii echipei trebuie să-și exprime opiniile, să facă față personalităților agresive și să elimine diferențele. Mai presus de toate, membrii echipei trebuie să-și asume responsabilitatea personală pentru obținerea rezultatelor

Liderii inteligenți știu că, pentru ca echipele lor să funcționeze bine, trebuie să identifice cu exactitate seturile de abilități ale angajaților și să le atribuie sarcini care se potrivesc cu abilitățile lor. Când formează echipe, ei aleg oamenii despre care simt că vor lucra bine împreună. Eforturile combinate ale membrilor echipei produc rezultate superioare și construiesc un sentiment de solidaritate în cadrul organizațiilor lor. Deci, de unde știți dacă echipa dumneavoastră lucrează împreună la nivel competitiv?

1. Stabiliți obiective clare

Imaginează-ți că tu și echipa ta urcați pe Muntele Everest. Dar, în loc să vă pregătiți înainte echipa cu privire la ceea ce veți face și de ce o faceți, pur și simplu le spuneți să înceapă drumeția. Și apoi spune-le unde să facă următorul pas. Pas după pas, echipa ta devine dezorientată și nemotivată, gata să renunțe atunci când ascensiunea devine dificilă.

Exact așa se întțmplă dacă nu îți stabilești obiective clare. Ca manager, ajungi să distribui sarcini după sarcină. Oamenii nu înțeleg contextul mai mare al muncii lor și de ce este importantă, așa că simt că munca lor este fără sfârșit, fără sens și epuizantă. Echipa ta are nevoie de un obiectiv clar, măsurabil, care să îi ajute să prioritizeze ceea ce este important, să îi conducă către un rezultat definitiv și să le dea un sentiment de realizare atunci când îl ating.

2. Asigurați transparența

Transparența înseamnă a face totul – toate informațiile, cifrele, planurile și provocările – ușor accesibile pentru toată lumea din echipa ta. Când creați transparență, puteți valorifica întreaga inteligență și motivația echipei dumneavoastră. Toată lumea nu numai că știe ce faci, ci și de ce o faci și înțeleg cum chiar și cea mai mică sarcină se încadrează în imaginea de ansamblu.

Prin transparență, poți să stabilești obiective clare și să îi aduci împreună pe toți membrii echipei tale. Ei au toate informațiile de care au nevoie pentru a contribui și chiar pot fi inspirați să găsească modalități inovatoare și creative de a-ți atinge obiectivul. Un afișaj sau un ecran de computer este locul în care puteți stabili un obiectiv, planifica un proces, atribuiți proprietatea și să urmăriți unde se află totul. Un simplu afișaj/sau un ecran conține toate informațiile și există pentru ca toată lumea să îl vadă. Fără confuzie și fără întâlniri! Ei au toate informațiile de care au nevoie pentru a contribui și chiar pot fi inspirați să găsească modalități inovatoare și creative de a-ți atinge obiectivul.

3. Decideți ce veți finaliza în fiecare săptămână

Nimeni nu poate înțelege unde se află un proiect pe trei luni din sarcinile din care este compus. Pierzi legătura cu realitatea atunci când începi să fii obsedat de o ierarhie detaliată a proiectului și de ce subsarcină urmează. În viața reală, munca efectivă este întotdeauna planificată după date, termene limită și atribuirea responsabilității.

Gestionarea în funcție de timp este simplă,  dacă faci o listă detaliată a tuturor sarcinilor pe care echipa ta le va îndeplini în această săptămână. Atribuiți calitatea de autor pentru a clarifica cine face ce. Subliniază-ți din nou obiectivul și apoi apucă-te de treabă. Lucrul pentru un termen limită concret creează un sentiment de urgență și forțează echipa ta să ia decizii inteligente pentru a-ți atinge obiectivele. Ca o echipă, puteți apoi să revizuiți ceea ce ați realizat și să sărbătoriți succesul comun.

4. Recunoașteți realizările oamenilor

O mulțime de studii științifice arată că cea mai puternică motivare al oamenilor nu sunt banii, ci recunoașterea. Să fii felicitat cu un simplu, „Ai făcut un lucru nemaipomenit terminând  [completează spațiul liber]!” crește de zece ori productivitatea angajaților. Dar când marcați o sarcină ca „finalizată” într-un instrument tradițional de management de proiect, ce se întâmplă? Dispare. Nimeni nu stie. Acest lucru distruge motivația oamenilor.

Atunci când finalizați o sarcină, o puteți marca cu verde. Este incredibil de satisfăcător și chiar captivant să marchezi totul cu verde și să vezi toate realizările tale finalizate la sfârșitul fiecărei săptămâni. Și când tu și colegii tăi vă puteți felicita cu ușurință unul pe celălalt pentru o muncă bine făcută, nu există o modalitate mai bună de a construi o muncă eficientă în echipă.

5. Concentrați-vă pe procese, nu pe sarcini

Majoritatea instrumentelor de management al echipei se bazează în mare măsură pe ierarhizare. Problema cu aceasta este că ierarhiile sunt foarte greu de parcurs și există întotdeauna câteva moduri diferite de a le construi. Aproape toată lumea folosește foi de calcul sau grile pentru a-și gestiona munca. Este o modalitate simplă de a trasa un proces și chiar mai bine, îl puteți replica pentru procesele viitoare.

6. Urmăriți-vă vizual munca

Când te uiți la un sistem bazat pe text – și toate sunt bazate pe text – trebuie să citești pentru a înțelege cum stau lucrurile. Asta e o problemă. Ca oameni, primim informațiile vizuale mult mai repede decât informațiile verbale. De aceea semafoarele conțin culori, nu cuvinte. Culorile vă spun imediat dacă ceva este „terminat”, „blocat” sau „în desfășurare”. Când afișați un tabel pe un ecran din biroul dumneavoastră., toată lumea din echipa dumneavoastră știe exact cum stau lucrurile. Imaginile sunt eficiente, nu sunt deschise interpretării și sunt clare pentru toată lumea.

7. Comunicați într-un singur loc

E-mailuri, înregistrări, chat, întâlniri cu personalul și apeluri Skype – există nenumărate moduri de a comunica. Și totuși mesajele încrucișate și jocurile de telefon întrerupte sunt o problemă continuă pentru echipe. Rezultatul este mai multe întâlniri, mai multe e-mailuri și mai mult timp pierdut. Avantajul comunicării centralizate este că toate actualizările sunt întotdeauna în context și vă puteți glisa și plasa fișierele (imagini, documente, orice) direct în actualizare. Toate informațiile de care aveți nevoie sunt acolo, vizibile pentru toată lumea din echipa ta.

În cele din urmă, munca eficientă în echipă poate fi rezumată la fel de simplu: este vorba despre oameni, nu despre proiecte. Atât de multe instrumente de management de proiect tratează oamenii ca pe un produs secundar sau o resursă secundară în mijlocul ierarhiei sarcinilor și subsarcinilor. Dar aceasta este o greșeală. Când vă concentrați pe ceea ce îi face pe oameni să progreseze – ceea ce îi motivează, ceea ce le vine în mod natural, ceea ce ei consideră plăcut – le puteți valorifica întregul potențial de a se mișca mai repede și de a realiza lucruri incredibile împreună.

Sursa: 7 Secrets to Effective Teamwork (as Reported by Hundreds of Teams) (monday.com)