7. 10 sugestii pentru schimbul de informații mai eficient
În această epocă a lucrului hibrid, la distanță și fără prezență la birou, schimbul eficient de informații este cheia comunicării interne și a implicării angajaților. Așadar, iată cele mai bune 10 sfaturi ale noastre!
- Definiți „portofoliul” de comunicare
Ceea ce facem adesea într-o afacere de tehnologie este să ne gândim la „portofoliul noastru de tehnologie”; acesta cuprinde toate software-urile și diferitele produsele pe care le folosim pentru a construi ceva. Un exemplu este un „portofoliu cap-coadă” format din HTML, CSS și Javascript. Când vine vorba de a vă gândi la schimbul de informații, puteți utiliza aceeași metodă. De exemplu, împărțirea comunicării în canale online și offline:
Modalități de a comunica online într-o companie
- Mesagerie instantanee – pentru comunicare rapidă.
- Email – pentru notificări oficiale.
- wiki companie – pentru cunoștințe partajate.
- Documente Google – pentru schimbul de informații.
- Yammer – pentru chat „la rece”.
Modalități de a comunica offline într-o companie
- Comunicate zilnice.
- Întâlniri săptămânale ale echipei.
- Întâlniri lunare între companii.
- Întâlniri trimestriale pentru toți angajații.
- Bilanțuri anuale ale companiei.
- Asigurați transparența
Când este vorba de schimbul de informații, transparența este incredibil de importantă; este una dintre pietrele de temelie ale implicării angajaților. În unele start-up-uri precum Buffer, totul, de la salariile companiei până la capitaluri proprii și chiar veniturile companiei, este împărțit în mod transparent pe o serie de foi de parcurs. Indiferent dacă sunteți atât de transparent, complet privat sau undeva la mijloc, această poziționare va avea un efect asupra modului în care faceți schimbul de informații.
- Informații de de transmis versus informații de păstrat
Instrumentele de comunicare de tip instant precum Slack, Yammer și Skype vă cer să decideți ce informații doriți să transmiteți și ce trebuie să păstrați. Iată un exemplu: vă puteți trimite prin WhatsApp gândurile cu privire la o prezentare către un coleg în drum spre birou. Aceste informații sunt doar pentru a fi transmimse sau informații care trebuie păstrate? Demersul de construire a unei culturi și a unei structuri pentru gestionarea cunoștințelor este o parte importantă a schimbului de informații mai eficient.
- Metode New Age de transmitere a informațiilor
În funcție de vârsta și experiența echipei tale, unii se vor fi născut într-o eră în care schimbul de informații era ferm înrădăcinat în e-mail. Acum este mult mai obișnuit să primiți o notificare de la companie prin mesaj. Este instantaneu, este mai ușor de vizualizat și transmite informațiile mai repede acolo unde trebuie să ajungă. În același timp, informațiile respective sunt comunicate doar expeditorului și destinatarului. Nu este nici măcar parte a „proprietatății companiei digitale”. Dar dacă acel mesaj ar fi o prezentare importantă sau niște date importante? A descoperi modul în care noile metode de partajare a informațiilor se potrivesc cu organizația și cu echipa ta este cheia pentru a decide ce transmiteți și unde.
- Transmiteți acolo unde sunt deja angajații
Identificarea locațiilor în care se află deja angajații dumneavoastră și folosirea acestora pentru a comunica este o modalitate excelentă de a transmite informații într-un mod mai holistic.
- Spuneți-le oamenilor cum să comunice
Toată lumea știe să comunice, dar nu toată lumea știe să comunice eficient. Comunicarea eficientă se referă la procesul de partajare a informațiilor între două sau mai multe entități care duce la rezultatul dorit. Informațiile partajate sunt transmise și primite eficient, fără a fi distorsionat sau schimbat sensul dorit. Aceasta include abilități precum comunicarea non-verbală, ascultarea atentă, capacitatea de a înțelege și de a controla propriile emoții și de a gestiona stresul. Aceste abilități trebuie dezvoltate și perfecționate.
- Încurajați dialogul în ambele sensuri
Majoritatea companiilor moderne știu că schimbul de informații nu este doar o interacțiune între companie și angajat. Dialogul bidirecțional și creșterea buclei de conexiune inversă sunt esențiale pentru schimbul și înțelegerea informațiilor.
Source: https://www.centercode.com/blog/2016/03/validating-your-beta-testers-by-closing-the-feedback-loop
Buclele de conexiune inversă, precum exemplul prezentat mai sus, promovează comunicarea autentică și conduc la o relație pozitivă în care toată lumea se simte auzită și căreia i se răspunde.
- Căutați conurile de umbră
Dacă aveți o echipă hibridă, de la distanță sau în afară de birou, vor exista „conuri de umbră” în ceea ce privește modul în care și unde sunt diseminate informațiile. De exemplu, dacă un angajat ratează o întâlnire, cum va avea acces la ceea ce a fost transmis? Sau, cum veți transmite anunțuri importante acelor angajați care nu lucrează la birou?
A avea un proces de documentare, înregistrare și de transmitere a informațiilor pierdute și de a le face pe acestea accesibile tuturor angajaților este o modalitate bună de a evita conurile de umbră.
De exemplu, în fiecare lună, când organizăm întâlniri lunare cu toți angajații, înregistrăm întâlnirea și o distribuim prin instrumente precum Wistia, Loom sau Crowdcast, astfel încât angajații să poată recupera informațiile. Acest lucru este util în special pentru locațiile din diferite fusuri orare.
- Dați angajaților puterea
Unii angajați vor prospera când li se cere să își documenteze cunoștințele și procesele companiei. Este un fapt. Promovarea anumitor „evangheliști ai informațiilor” din compania dumneavoastră poate ajuta la menținerea la zi a Wiki-urilor interne, a documentelor și a bazelor de utilizatori, fără a reprezenta o presiune uriașă pentru resursele umane. Angajații sunt adesea cei mai în măsură să modereze și să administreze secțiunile de informații pe care le cunosc cel mai bine.
- Evaluați succesul
Când vine vorba de diseminarea informațiilor, să evaluați cât de reușite sunt metodele dumneavoastă de lucru este o idee bună. Această procedură ar putea fi desfășurarea unui sondaj pentru angajați pentru a descoperii lacunele din informații, blocaje și conurile de umbră. Demersul ar putea viza, de asemenea, aflarea zonelor unde informațiile nu sunt transmise și cauzele. Dacă utilizați un wiki sau un sistem de cunoștințe bazat pe web, ați putea chiar să utilizați analize pentru a vedea domeniile cele mai accesate și care sunt cei mai căutați termeni, plus un sistem de vot pentru ca angajații să spună cât de utile găsesc informațiile. Această procedură o puteți folosi deseori pentru o bază de date despre clienți.
Sursă: Ten Tips to Share Information More Effectively